Je bent je eigen btw-nummer kwijt, of je wilt het btw-nummer van een leverancier controleren voordat je een factuur verstuurt. Een btw-nummer opzoeken kan alleen niet via een centraal register, en het verschil tussen je btw-id en je omzetbelastingnummer maakt het er niet makkelijker op.
In dit artikel lees je hoe je je eigen nummer terugvindt, hoe je het nummer van een ander bedrijf achterhaalt en hoe je een btw-nummer controleert via VIES.
Wat is een btw-nummer?
Een btw-nummer is het unieke nummer dat je van de Belastingdienst krijgt en waarmee je officieel als btw-plichtige ondernemer geregistreerd staat. In het dagelijks gebruik bedoelen mensen met een btw-nummer bijna altijd het btw-identificatienummer, kortweg btw-id.
Dat nummer bestaat in Nederland uit veertien tekens: de landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Je vraagt een btw-nummer meestal niet apart aan. Zodra je je onderneming inschrijft bij KVK, geeft KVK je gegevens door aan de Belastingdienst, die binnen twee weken beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw.
Vanaf dat moment factureer je met je btw-id en beheer je je inkomsten via een zakelijke rekening. Ook stichtingen en verenigingen die vrijgesteld zijn van btw kunnen een btw-id krijgen, en voor hun geldzaken openen ze net als andere ondernemers een zakelijke rekening voor stichtingen.
Btw-id of omzetbelastingnummer: wat is het verschil?
Het verschil tussen je btw-id en je omzetbelastingnummer zit in het gebruik: het ene nummer is voor de buitenwereld, het andere alleen voor de Belastingdienst. Sinds 2020 werkt de Belastingdienst met twee nummers, omdat het oude btw-nummer van eenmanszaken het burgerservicenummer (bsn) bevatte en dat een privacyrisico gaf.
Btw-identificatienummer (btw-id): dit gebruik je richting afnemers en leveranciers, op je facturen, je offertes en je website, en bij handel binnen de EU. Het bevat geen bsn.
Omzetbelastingnummer (ob-nummer): dit gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte. Bij een eenmanszaak bestaat het uit je bsn met de toevoeging B01.
Geef je omzetbelastingnummer dus nooit door aan een ander en zet het niet op je factuur. Voor alles wat zichtbaar is voor anderen gebruik je je btw-id. Zeker voor zzp'ers is een zakelijke rekening voor zzp'ers een logische aanvulling om privé en zakelijk gescheiden te houden.
Hoe vind ik mijn eigen btw-nummer terug?
Je eigen btw-nummer vind je terug via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Log in met je DigiD als je een eenmanszaak of zzp'er hebt, of met eHerkenning als je een bv of andere rechtspersoon bent. Klik daarna op 'Btw' en kies onderin voor 'Btw-identificatienummer', waarna je zowel je btw-id als je omzetbelastingnummer ziet staan.
Na je inschrijving bij KVK stuurt de Belastingdienst je nummers trouwens ook per post, meestal in twee aparte brieven. Ben je die brieven kwijt en lukt inloggen niet, dan vraag je gratis een kopie op via de BelastingTelefoon op 0800-0543.
Kun je het btw-nummer van een bedrijf opzoeken?
Het btw-nummer van een bedrijf opzoeken op naam kan niet: er is geen openbaar register waarin je btw-nummers terugvindt. Ook de Belastingdienst en KVK geven de btw-nummers van andere ondernemers niet, en dat geldt net zo goed voor buitenlandse bedrijven.
Je krijgt het btw-id van een afnemer of leverancier daarom alleen van het bedrijf zelf. Meestal staat het op hun website, hun offerte of hun factuur, en anders vraag je het rechtstreeks op. In het KVK Handelsregister vind je wel het KVK-nummer en het RSIN van een rechtspersoon, maar niet het btw-id.
Een KVK-nummer en een btw-nummer zijn dus niet hetzelfde: het KVK-nummer hoort bij de onderneming, het btw-nummer bij de ondernemer voor de btw.
Een btw-nummer controleren via VIES
Een btw-nummer controleer je via VIES, het gratis systeem van de Europese Commissie voor het valideren van btw-nummers binnen de EU. VIES staat voor VAT Information Exchange System en heeft geen eigen database: het stelt je vraag in realtime aan de nationale belastingdatabase van het betreffende EU-land en geeft direct terug of het nummer geldig is.
Deze controle is vooral belangrijk als je goederen of diensten levert aan een ondernemer in een ander EU-land. Alleen met een geldig, geverifieerd btw-id van je afnemer mag je het 0%-tarief toepassen en de btw verleggen. Een Nederlands nummer kun je er ook mee controleren, al is dat bij binnenlandse afnemers niet verplicht.
Hoe controleer ik een btw-nummer in VIES?
Een btw-nummer controleer je in VIES in een paar stappen, en het systeem is daarbij hoofdlettergevoelig. Selecteer het EU-land van je afnemer, bijvoorbeeld BE of DE, en vul zijn btw-id in. Vul daaronder NL en je eigen btw-id in en klik op 'Verificatie'.
Bij een geldig nummer zie je 'Ja, geldig btw-nummer' in het groen, met de bijbehorende bedrijfsnaam en het adres. Maak daar een schermafbeelding met datum van en bewaar die bij je factuur als bewijs.
Wat als een btw-nummer ongeldig is in VIES?
Een ongeldig btw-nummer in VIES betekent dat het nummer niet geldig is voor transacties binnen de EU. Vaak bestaat het nummer niet, staat het niet geregistreerd voor EU-handel, of is een wijziging nog niet verwerkt.
Een veelgemaakte fout is het omzetbelastingnummer invullen in plaats van het btw-id, want dan volgt automatisch een foutmelding. Zie je 'service niet beschikbaar', dan is de nationale server tijdelijk uit de lucht en probeer je het later opnieuw. Blijft het nummer ongeldig, dan bereken je Nederlandse btw of wacht je op een juist nummer.
Kun je een buitenlands vat-nummer controleren?
Een buitenlands vat-nummer controleer je met dezelfde VIES-tool, want btw heet in het Engels vat en het systeem werkt voor alle 27 EU-landen. Je hoeft vooraf geen land te kiezen: de landcode in het nummer bepaalt naar welke nationale database je vraag gaat.
Sinds 2021 staan Britse (GB) nummers niet meer in VIES door de brexit, alleen Noord-Ierse nummers met de code XI zijn er nog te controleren. Een GB-nummer verifieer je rechtstreeks bij de Britse belastingdienst.
Wanneer moet je een btw-nummer controleren?
Je moet een btw-nummer controleren op het moment dat je het 0%-tarief toepast bij een levering of dienst aan een ondernemer in een ander EU-land. Sinds 1 januari 2020 is een geldig btw-id van je afnemer namelijk een materiële voorwaarde voor dat 0%-tarief, en niet langer alleen een sterk vermoeden. Dit volgt uit de Europese 'quick fixes'.
Lever je vaker binnen de EU, dan hoort het controleren van btw-nummers net als zakelijk internationaal betalen bij je vaste administratie. Controleer altijd voordat je factureert, niet achteraf, en bewaar het bewijs van de controle. Zo toon je bij een boekenonderzoek aan dat het nummer geldig was op het moment van de levering.
Bij binnenlandse afnemers is een VIES-controle niet nodig, maar bij twijfel over een nieuwe zakenpartner is een check nooit verkeerd.
Je btw-administratie op orde houden met GoDutch
Btw-nummers verzamelen en controleren is één ding, ze daarna terugvinden in je administratie is een tweede. Met GoDutch houd je je facturen, uitgaven en je btw-administratie bij elkaar in één app, met een directe koppeling naar je boekhoudpakket.
Je transacties en bonnen synchroniseren automatisch, zodat je bij je btw-aangifte niet hoeft te zoeken. De scheiding tussen privé en zakelijk speelt daarbij mee, precies het onderwerp van het verschil tussen een zakelijke en privérekening. Je regelt betalingen, kaarten en boekhouding vanuit één overzicht, met 24/7 persoonlijke service van echte mensen.
FAQ
Veelgestelde vragen over een btw-nummer opzoeken
Is een btw-nummer openbaar?
Een btw-nummer is niet openbaar in de zin dat je het in een centraal register kunt opzoeken. Je btw-id deel je zelf met afnemers en leveranciers, bijvoorbeeld op je facturen en je website, maar er is geen publieke lijst met alle btw-nummers. Je omzetbelastingnummer houd je juist privé en deel je met niemand.
Geeft KVK het btw-nummer van een bedrijf?
KVK geeft het btw-nummer van een bedrijf niet, want het btw-id staat niet in het Handelsregister. Je vindt daar wel het KVK-nummer en, bij rechtspersonen, het RSIN, maar niet het btw-id. Wil je het btw-nummer van een bedrijf weten, dan vraag je het op bij het bedrijf zelf.
Waar vind ik mijn btw-id op een factuur?
Je btw-id staat op je eigen factuur bij je bedrijfsgegevens, meestal onder of naast je adres en KVK-nummer. Het vermelden van je btw-id op facturen is wettelijk verplicht zodra je btw rekent. Op de factuur van een leverancier vind je hun btw-id op dezelfde plek terug.
Hoe ziet een Nederlands btw-nummer eruit?
Een Nederlands btw-nummer bestaat uit veertien tekens: de landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Dit is het btw-id dat je extern gebruikt. Het omzetbelastingnummer ziet er anders uit en bevat bij een eenmanszaak je bsn met de toevoeging B01.
Waarom is mijn btw-id ongeldig in VIES?
Je btw-id is waarschijnlijk ongeldig in VIES omdat je per ongeluk je omzetbelastingnummer hebt ingevuld. Zoek altijd op je btw-id, dus het nummer met NL ervoor, en gebruik hoofdletters. Vul je het juiste btw-id in, dan verschijnt 'Ja, geldig btw-nummer'. Blijft het ongeldig, dan is het nummer mogelijk nog niet verwerkt.
Kan ik een btw-nummer checken zonder VIES?
Een btw-nummer checken zonder VIES kan maar beperkt, want er is geen ander openbaar register voor btw-nummers. Voor je eigen nummer log je in op Mijn Belastingdienst Zakelijk, en bij twijfel over een nummer kun je de BelastingTelefoon bellen. Voor een officiële controle van een EU-nummer blijft VIES de aangewezen route.
