Waarom heeft je stichting of vereniging een eigen rekening nodig?

Je stichting of vereniging heeft een eigen rekening nodig omdat het geld van de organisatie niet op naam van een bestuurder hoort te staan. Contributies, donaties en subsidies komen binnen op een rekening op naam van de stichting of vereniging, zodat duidelijk is van wie het geld is, ook als het bestuur wisselt.

Een eigen zakelijke rekening maakt ook verantwoording eenvoudiger. Leden, donateurs en subsidieverstrekkers willen zien waar het geld naartoe gaat. Met een rekening op naam van de organisatie ligt dat overzicht klaar, en hoeft niemand door de privé-afschriften van een penningmeester te spitten.

Hoe verschilt een rekening voor een stichting van een vereniging?

Een rekening voor een stichting verschilt van een rekening voor een vereniging vooral in wie er zeggenschap heeft over het geld. Beide openen de rekening op naam van de organisatie, maar bij een stichting ligt alles bij het bestuur en bij een vereniging hebben de leden het laatste woord.

Een rekening voor een stichting

Een stichting heeft geen leden, alleen een bestuur. Je richt haar op bij de notaris en schrijft haar in bij de KVK; hoe dat gaat, lees je bij een stichting oprichten.

Het bestuur beslist over het geld en legt verantwoording af aan donateurs en subsidieverstrekkers. Wie het bestuur aanvult als iemand vertrekt, staat in de statuten.

Een rekening voor een vereniging

Een vereniging heeft leden, en de algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan. Het bestuur beheert de rekening, maar de leden keuren de begroting en de jaarstukken goed, vaak na controle door een kascommissie.

Voor een rekening moet de vereniging bij de KVK staan ingeschreven. Een informele vereniging zonder inschrijving schrijft zich daarom eerst in voordat ze een rekening kan openen.

Wat heb je nodig om een stichting rekening te openen?

Om een stichting rekening te openen, moet de organisatie ingeschreven staan bij de KVK. Voor een vereniging geldt hetzelfde. Omdat een stichting of vereniging door een bestuur wordt geleid, kijkt een aanbieder vooral naar wie dat bestuur vormt en waar het geld vandaan komt. Zet daarom deze gegevens klaar:

• KVK-nummer: de organisatie staat ingeschreven, met het huidige bestuur.

• Paspoort of rijbewijs: van de bestuurder die de aanvraag doet, die zich via de camera identificeert.

• Statuten: daarin staat wie namens de organisatie mag handelen, en een aanbieder kan ze opvragen.

• UBO-gegevens: de personen met meer dan 25% van de stemmen bij een statutenwijziging, en anders meestal de bestuurders.

• Doel van de organisatie: een korte uitleg van wat de stichting of vereniging doet en voor wie.

• Herkomst van het geld: of het geld vooral uit contributie, donaties of subsidies komt.

• Landen waarmee je zakendoet: alleen als je de rekening ook gebruikt voor betalingen naar het buitenland.

Hoe open je een rekening voor je stichting of vereniging?

Een rekening voor je stichting of vereniging open je in vier stappen. De eerste stap doe je vóór de aanvraag, en die bepaalt vaak hoe soepel de rest verloopt:

• Controleer de KVK-inschrijving: kijk of het bestuur dat bij de KVK staat nog klopt, want een aanbieder gaat uit van die gegevens.

• Start de aanvraag: een bestuurder vult de gegevens van de organisatie in en identificeert zich met paspoort of rijbewijs.

• Laat de gegevens controleren: het controleteam controleert de organisatie en het bestuur en neemt contact op als er iets ontbreekt.

• Nodig het bestuur uit: je geeft de andere bestuursleden een eigen toegang en stelt per persoon in wat ze mogen.

Wie mag betalen vanaf de rekening van je vereniging of stichting?

Wie mag betalen vanaf de rekening van je vereniging of stichting, volgt uit de statuten en de inschrijving bij de KVK. Daar staat bijvoorbeeld of de penningmeester zelfstandig bevoegd is of dat hij samen met de voorzitter moet tekenen. Neem die afspraken over in de rechten per persoon, met een eigen toegang voor iedereen in plaats van gedeelde inloggegevens. Met gedeelde inloggegevens kun je achteraf niet meer zien wie een betaling heeft gedaan.

Penningmeester

De penningmeester beheert de rekening en doet de betalingen. Hij krijgt daarom meestal de ruimste rechten, binnen wat de statuten hem toestaan. Spreek met het bestuur af boven welk bedrag hij een betaling eerst met de voorzitter afstemt.

Voorzitter en andere bestuursleden

De voorzitter en de andere bestuursleden krijgen een eigen toegang, vaak alleen om mee te kijken. Zo heeft het hele bestuur inzicht in de financiën zonder dat iedereen betalingen kan doen.

Vrijwilligers

Vrijwilligers die uitgaven doen voor de organisatie, krijgen een eigen kaart met een limiet. Ze hoeven dan niets voor te schieten, en de penningmeester ziet elke uitgave direct terug.

Boekhouder of kascommissie

Een boekhouder of kascommissie kijkt mee met alleen de rechten die nodig zijn voor de controle. Zo hoeft niemand om afschriften te vragen als de jaarstukken worden opgesteld of gecontroleerd.

Hoe regel je een bestuurswissel op de rekening van je stichting?

Een bestuurswissel regel je op de rekening van je stichting door eerst de wijziging bij de KVK door te geven en daarna de toegang aan te passen. Bij GoDutch doe je dat laatste zelf in de app, in vier stappen:

• Leg de wissel vast: het bestuur besluit over de wissel zoals de statuten voorschrijven.

• Geef de wijziging door bij de KVK: het nieuwe bestuurslid wordt ingeschreven en het vertrekkende uitgeschreven.

• Voeg het nieuwe bestuurslid toe: je geeft hem een eigen toegang met de rechten die bij zijn rol passen.

• Haal de oude toegang weg: je verwijdert de toegang en eventuele kaart van het vertrekkende bestuurslid.

Je hoeft daarvoor geen afspraak te maken of formulieren op te sturen. Zo heeft het nieuwe bestuur direct inzicht, en houdt een vertrokken bestuurslid geen toegang meer tot het geld van de organisatie.

Hoe houd je per project of fonds geld apart op je stichting rekening?

Per project of fonds houd je geld apart op je stichting rekening met een eigen IBAN per doel. Elk doel krijgt zo een eigen rekeningnummer binnen dezelfde rekening, en je ziet per doel wat er binnenkomt en uitgaat. Dat werkt vooral goed in deze situaties:

• Subsidies: een subsidieverstrekker wil zien waaraan zijn bijdrage is besteed, en met een eigen IBAN lever je die verantwoording zonder transacties uit één grote rekening te filteren.

• Geoormerkte donaties: geld dat donateurs voor een bepaald doel geven, blijft zichtbaar apart van het algemene budget.

• Inzamelacties: een actie met een eigen IBAN laat direct zien hoeveel er is opgehaald.

• Reserves: geld voor onderhoud, een jubileum of een investering staat apart, zodat het niet ongemerkt aan de lopende kosten opgaat.

Voor de kascommissie is dat overzicht aan het eind van het jaar het grootste voordeel: per doel ligt alles al klaar.

Waarom kiezen besturen voor een vereniging rekening bij GoDutch?

Besturen kiezen voor een vereniging rekening bij GoDutch omdat de rekening van de organisatie blijft, ook als de mensen eromheen wisselen. Elk bestuurslid heeft een eigen toegang, vrijwilligers betalen met een eigen kaart en per project zie je waar het geld staat.

Dat merk je het sterkst als de penningmeester het stokje overdraagt: zijn opvolger krijgt een eigen toegang en ziet meteen de hele geschiedenis, zonder dat er een map met afschriften over de tafel hoeft.