Is een zakelijke rekening verplicht voor een BV?

Ja, een BV heeft in de praktijk een eigen zakelijke rekening nodig, omdat een BV een aparte rechtspersoon is. Het geld van de BV is niet jouw geld, ook niet als je de enige aandeelhouder bent. Alles wat de BV ontvangt en betaalt, loopt daarom via een rekening op naam van de BV.

Daarin verschilt een BV van een eenmanszaak of VOF. Daar is een zakelijke rekening niet wettelijk verplicht, al staan veel aanbieders zakelijk gebruik van een privérekening niet toe.

Waar let je op bij het kiezen van een zakelijke rekening voor je BV?

Bij het kiezen van een zakelijke rekening voor je BV let je vooral op of de rekening past bij hoe je BV is opgebouwd en wie er met het geld werkt. Een rekening die prima werkt voor een BV met één eigenaar, kan knellen zodra er een tweede aandeelhouder of een holding bij komt. Kijk daarom naar deze punten:

• Acceptatie van je structuur: sommige rekeningen zijn alleen bedoeld voor een BV met één bestuurder die ook alle aandelen heeft.

• Toegang per persoon: een medebestuurder en je boekhouder krijgen bij voorkeur elk een eigen login met eigen rechten, in plaats van één gedeelde inlog.

• Meerdere BV's onder één account: met een holding of meerdere werkmaatschappijen wil je tussen de rekeningen wisselen zonder telkens opnieuw in te loggen.

• Kosten per transactie: naast de maandprijs telt wat je per overboeking of opname betaalt, zeker als je BV veel betalingen doet.

Hoe open je een zakelijke rekening voor je BV?

Je opent een zakelijke rekening voor je BV zodra de notaris de BV heeft ingeschreven bij de KVK. Met het KVK-nummer van de BV en je paspoort of rijbewijs vraag je de rekening online aan, en binnen 1 dag heeft je BV een IBAN op eigen naam. Het openen gaat in vier stappen:

• Laat de BV inschrijven: de notaris passeert de oprichtingsakte en schrijft de BV in bij de KVK, waarna je het KVK-nummer hebt. Eerder kan niet, want zonder inschrijving bestaat er nog geen BV om de rekening op te zetten.

• Start de aanvraag: je vult de gegevens van de BV in, geeft aan wie bestuurder is en identificeert je met je paspoort of rijbewijs, wat bij GoDutch 3 minuten kost.

• Laat de gegevens controleren: het KYC-team controleert de BV en de UBO's en neemt contact met je op als er iets ontbreekt.

• Richt de rekening in: zodra de IBAN er is, stort je het eerste geld, nodig je je medebestuurder of boekhouder uit en koppel je je boekhoudpakket.

Vraag de rekening direct na de inschrijving aan. Dan loopt je eerste factuur meteen via de rekening van de BV en hoef je achteraf niets recht te zetten.

Welke documenten heb je nodig voor de zakelijke rekening van je BV?

Voor de zakelijke rekening van je BV heb je het KVK-nummer van de BV en het paspoort of rijbewijs van de bestuurder nodig. Wat een BV anders maakt dan een eenmanszaak, zijn de stukken over wie de BV bezit en wie er namens de BV mag handelen. Houd daarom deze documenten bij de hand:

• KVK-nummer van de BV: dat krijg je zodra de notaris de BV heeft ingeschreven in het Handelsregister.

• Paspoort of rijbewijs: van de bestuurder die de aanvraag doet; je identificeert je via de camera.

• Statuten: hierin staat wie namens de BV mag handelen, en het KYC-team kan ze opvragen om dat te controleren.

• Aandeelhoudersregister: dit laat zien wie de aandelen bezit; het bestuur houdt het bij vanaf de oprichting.

• Gegevens van de UBO's: de personen die uiteindelijk eigenaar zijn of zeggenschap hebben, bij een BV in elk geval iedereen met meer dan 25% van de aandelen.

Wat bepaalt hoe snel de zakelijke rekening van je bv geopend is?

Hoe snel de zakelijke rekening van je bv geopend is, hangt vooral af van hoe duidelijk het eigendom van de bv is. Met één aandeelhouder en gegevens die kloppen met de KVK-inschrijving is de controle snel rond. Drie situaties vragen meer uitzoekwerk.

1. Meerdere aandeelhouders

Bij meerdere aandeelhouders moet duidelijk zijn wie meer dan 25% van de aandelen heeft en daarmee als UBO (uiteindelijk belanghebbende) geldt. Het aandeelhoudersregister moet daarbij precies overeenkomen met wat je in de aanvraag invult. Een klein verschil tussen de twee is al genoeg voor een aanvullende vraag van de aanbieder.

2. Aandeelhouders of bestuurders in het buitenland

Woont een aandeelhouder of bestuurder in het buitenland, dan kan een aanbieder om extra gegevens vragen om die persoon te identificeren. Houd daarom van iedere betrokkene een geldig identiteitsbewijs en een actueel adres bij de hand.

3. Een holdingstructuur

Zijn de aandelen van je bv in handen van een holding, dan zit de UBO een laag hoger. Een aanbieder kijkt dan door de holding heen naar de personen die er uiteindelijk achter zitten. Met een organogram van de structuur maak je dat in één oogopslag duidelijk. Voor de moedermaatschappij open je daarnaast een aparte zakelijke rekening voor de holding, gescheiden van die van de werkmaatschappij.

In alle drie de gevallen geldt hetzelfde: zorg dat de gegevens van bestuurders en aandeelhouders bij de KVK, in het aandeelhoudersregister en in je aanvraag overeenkomen. Dan zijn extra vragen meestal niet nodig.

Hoe houd je als DGA het geld van je BV en je privégeld gescheiden?

Als DGA houd je het geld van je BV en je privégeld gescheiden door elke geldstroom tussen jou en de BV als aparte, herkenbare overboeking te laten lopen. Je salaris, een dividenduitkering of een vergoeding voor kosten die je hebt voorgeschoten, maak je vanaf de rekening van de BV over naar je privérekening, met een omschrijving waaraan je boekhouder ziet wat het is.

Andersom geldt hetzelfde: betaal geen privé-uitgaven met de rekening of kaart van de BV. Doe je dat toch, dan ontstaat er een schuld van jou aan de BV, en die moet je boekhouder later uitzoeken en verantwoorden.

Wat is de rekening-courant tussen jou en je BV?

De rekening-courant tussen jou en je BV is geen aparte rekening, maar een post in de boekhouding van de BV waarin staat wat jij en de BV elkaar schuldig zijn. Schiet je iets voor de BV voor, of leen je geld aan je BV of andersom, dan komt dat op de rekening-courant te staan. Hoe je die verhouding goed vastlegt en waar de grenzen liggen, lees je in het artikel over de rekening-courant van een DGA.

Wie mag namens je BV de zakelijke rekening gebruiken?

Namens je BV gebruiken de bestuurders de zakelijke rekening, plus de mensen aan wie zij toegang geven. Wie bestuurder is en of die zelfstandig mag handelen, staat in de statuten en in de KVK-inschrijving. Mag een bestuurder alleen samen met een ander handelen, spreek dan onderling af wie welke betalingen goedkeurt. Binnen de rekening werk je met rollen in plaats van één gedeelde login:

• DGA: je beheert de rekening en bepaalt wie welke rechten krijgt.

• Medebestuurder: een tweede bestuurder krijgt een eigen toegang, zodat de BV niet stilvalt als een van jullie afwezig is.

• Boekhouder of fiscalist: kijkt mee met de rechten die jij bepaalt, bijvoorbeeld alleen inzage, en heeft zo de cijfers voor de aangiften bij de hand.

Hoe reserveer je binnen je BV geld voor vpb en btw?

Binnen je BV reserveer je geld voor vennootschapsbelasting (vpb) en btw met aparte potjes in je zakelijke rekening. In de betaalde pakketten worden inkomende bedragen automatisch gesplitst, zodat het deel voor de aangifte al apart staat voordat je het kunt uitgeven.

Zo zie je in één oogopslag wat de BV echt kan besteden, en kom je bij de btw-aangifte of de aanslag vennootschapsbelasting niet voor verrassingen te staan. Een potje gebruik je ook voor andere reserveringen, zoals salarissen of een buffer voor rustige maanden.

Waarom een zakelijke rekening voor je BV bij GoDutch?

Je kiest een zakelijke rekening voor je BV bij GoDutch omdat je de rekening direct na de inschrijving opent en daarna reserveringen, toegang voor je medebestuurder en boekhouder en eventuele andere BV's in één app regelt. Klaar om te beginnen? Vraag de zakelijke rekening voor je BV in 3 minuten aan.