Eenvoudig betalen
Slim & snel facturen betalen vanuit één workflow
Zo maken we facturen betalen eenvoudiger
GoDutch helpt je niet alleen met betalen, maar ook met inzicht, controle en koppelingen die je administratie simpeler maken.
Facturen automatisch naar je inbox
Stuur facturen eenvoudig door of laat leveranciers ze direct mailen. Alles komt automatisch op één plek binnen.
Beheer en categoriseer
Koppel GoDutch eenvoudig aan je boekhoudpakket. Transacties en uitgaven worden automatisch gesynchroniseerd.
Voor dagelijks zakendoen
Alles wat je nodig hebt om te betalen en te beheren
Schrap het handmatige werk en bespaar je team elke week uren.
Wat is automatische factuurbetaling?
Automatische factuurbetaling betekent dat inkomende facturen zonder overtypen worden uitgelezen, klaargezet en betaald op het moment dat jij kiest. Je stuurt een factuur door, de gegevens worden automatisch overgenomen en de betaling gaat vanaf de rekening voor je bedrijf.
Het is bedoeld voor facturen van leveranciers die je nu nog één voor één overtypt in je app. Betalingen met je kaart en de bonnetjes die daarbij horen, vallen onder het beheer van je zakelijke uitgaven.
Hoe verloopt factuurverwerking van inkomende facturen?
Factuurverwerking van inkomende facturen loopt in vijf stappen. Wie factuurverwerking automatiseert, haalt bij elke stap een moment weg waarop een factuur blijft liggen of verkeerd wordt overgenomen:
Ontvangen: de factuur komt binnen, per e-mail of als bestand, en komt op één vaste plek terecht.
Uitlezen: leverancier, bedrag, vervaldatum en rekeningnummer worden van de factuur overgenomen.
Controleren en goedkeuren: iemand kijkt of de factuur klopt en of de levering echt heeft plaatsgevonden.
Betalen of inplannen: de betaling gaat direct of op een gekozen datum, bijvoorbeeld vlak voor de vervaldatum.
Boeken: de factuur en de betaling gaan naar de boekhouding.
GoDutch neemt het ontvangen, uitlezen en betalen over. Via de koppeling met je boekhoudpakket komen de factuur en de betaling daarna in je boekhouding terecht. Het controleren en goedkeuren blijft bij jou.
Hoe houd je controle als facturen automatisch worden betaald?
Bij automatische factuurbetaling houd je controle doordat jij facturen goedkeurt en bepaalt wanneer ze worden betaald. Automatisch betekent hier dat het overtypen verdwijnt, niet dat er betalingen ongezien de deur uit gaan.
Bij het betalen controleert GoDutch daarnaast of de naam en het IBAN van de ontvanger bij elkaar horen. Zo valt een bekende vorm van factuurfraude op voordat het geld weg is: een factuur waarin iemand het rekeningnummer heeft aangepast.
Welke facturen controleer je extra voordat je ze betaalt?
Ook als het verwerken van facturen automatisch gaat, verdienen sommige facturen een extra blik voordat je ze goedkeurt. Juist omdat het overtypen wegvalt, is het goed om vooraf af te spreken bij welke facturen je even stilstaat:
De eerste factuur van een nieuwe leverancier: controleer of de leverancier, het bedrag en het rekeningnummer kloppen met wat je hebt afgesproken.
Een factuur met een ander rekeningnummer dan normaal: bel de leverancier na via een nummer dat je al had, voordat je betaalt.
Een bedrag dat afwijkt van wat je gewend bent: een veel hogere factuur van een vaste leverancier kan een fout zijn, of een levering die je niet hebt besteld.
Een factuur zonder bijbehorende bestelling: herken je de levering of dienst niet, betaal dan pas als duidelijk is waar de factuur voor is.
Voor de rest van je facturen, van vaste leveranciers met bekende bedragen, is goedkeuren dan een kwestie van seconden.
Hoe houd je overzicht over openstaande facturen?
Overzicht over openstaande facturen houd je met één plek waar je ziet wat er binnen is, wat is goedgekeurd en wat staat ingepland. Zo zie je dubbele facturen en naderende vervaldata voordat er iets misgaat, in plaats van achteraf via een herinnering van de leverancier.
Dat overzicht is de basis van goed crediteurenbeheer: je betaalt leveranciers op tijd, maar niet eerder dan nodig. Je ziet wat er de komende weken van je rekening afgaat, zodat je grote betalingen kunt spreiden. Komt een grote factuur op een krap moment, dan zie je dat op tijd om met de leverancier een andere betaaldatum af te spreken.
Hoe werkt automatische factuurbetaling samen met je boekhouder?
Automatische factuurbetaling werkt samen met je boekhouder doordat facturen en betalingen al aan elkaar gekoppeld zijn. Je boekhouder hoeft dus niet meer te vragen welke factuur bij welke betaling hoort.
Daarnaast kun je je boekhouder of accountant eigen toegang geven tot je rekening bij GoDutch. Dan kijkt die zelf mee in facturen en betalingen, in plaats van dat jij aan het eind van het kwartaal overzichten verzamelt en doorstuurt.
Wanneer kies je automatische factuurbetaling en wanneer een automatische incasso?
Of je kiest voor automatische factuurbetaling of een automatische incasso, hangt af van wie de betaling start en hoe vast het bedrag is. Veel ondernemers gebruiken allebei: incasso voor vaste lasten, factuurbetaling voor de rest.
Automatische incasso
Een automatische incasso past bij vaste lasten van partijen die je vertrouwt, zoals energie, telefoon of verzekeringen. De leverancier haalt het bedrag op en jij hoeft niets te doen.
Je geeft daarmee wel de controle over het moment en het bedrag uit handen. Bij een zakelijke B2B-incasso kun je een afschrijving bovendien niet terugboeken, en wil je ervan af, dan moet je de machtiging zelf intrekken. Je regelt het stopzetten van een automatische incasso bij de aanbieder van je rekening of via het bedrijf dat incasseert.
Automatische factuurbetaling
Automatische factuurbetaling past bij leveranciersfacturen met wisselende bedragen, en bij leveranciers die geen incasso aanbieden. Jij ziet de factuur, keurt hem goed en bepaalt wanneer er betaald wordt.
Zo betaal je ook facturen die je liever eerst controleert, zonder dat je bedragen en rekeningnummers zelf hoeft over te typen.
Hoe begin je met automatische factuurbetaling?
Met automatische factuurbetaling begin je door je facturen op één plek binnen te laten komen. Dat regel je in drie stappen:
Stuur facturen door: laat leveranciers hun facturen naar je factuuradres sturen, of stuur ze zelf door vanuit je mailbox.
Kies een vast moment: neem een vaste dag in de week waarop je binnengekomen facturen controleert en goedkeurt.
Plan op de vervaldatum: plan goedgekeurde facturen in op of vlak voor de vervaldatum, zodat je niet te vroeg en niet te laat betaalt.
Hoe werkt automatische factuurbetaling bij GoDutch?
Automatische factuurbetaling werkt bij GoDutch doordat je inkomende facturen doorstuurt naar je eigen GoDutch-e-mailadres. Ze worden automatisch uitgelezen en gecategoriseerd, waarna jij ze goedkeurt en de betaling direct doet of inplant.
Al je inkomende facturen staan zo in één overzicht, in dezelfde app als je rekening en kaarten. Wil je facturen niet meer overtypen? Bekijk de zakelijke rekening van GoDutch, aangevraagd in 3 minuten.
FAQ
Veelgestelde vragen over
automatische factuurbetaling
Ontdek antwoorden op veelgestelde vragen over onze producten en diensten.
Wat is het verschil tussen facturen versturen en facturen betalen?
Het verschil tussen facturen versturen en facturen betalen zit in de richting van het geld. Facturen versturen gaat over geld dat jij van klanten ontvangt, facturen betalen over geld dat jij aan leveranciers betaalt. Automatische factuurbetaling bij GoDutch is bedoeld voor het tweede: inkomende facturen uitlezen, goedkeuren en betalen, zonder bedragen en rekeningnummers over te typen.
Wat is billpay?
Billpay is de Engelse term voor het automatisch verwerken en betalen van inkomende facturen. Het is hetzelfde als automatische factuurbetaling: facturen worden uitgelezen, jij keurt ze goed en de betaling gaat op het moment dat jij kiest. Bij GoDutch zit billpay in dezelfde app als je rekening, je kaarten en je boekhoudkoppeling.
Wat is het verschil met een terugkerende overboeking?
Het verschil met een terugkerende overboeking is dat die steeds hetzelfde bedrag op een vaste datum verstuurt, zonder factuur. Dat past bij vaste bedragen zoals huur. Automatische factuurbetaling werkt vanuit de factuur zelf, met het bedrag en de vervaldatum die daarop staan. Vaste bedragen plan je vooruit bij het zakelijk overboeken.
Wat is de wettelijke betaaltermijn van een factuur?
De wettelijke betaaltermijn van een factuur tussen bedrijven is 30 dagen, als je met de leverancier niets anders hebt afgesproken. Staat er een andere termijn op de factuur of in de afspraken, dan geldt die. Betaal je te laat, dan mag de leverancier wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen. Plan je facturen op de vervaldatum in, dan zit je daar altijd binnen.
Hoeveel facturen kun je per maand automatisch laten betalen?
Hoeveel facturen je per maand automatisch laat betalen, hangt af van je pakket. Bij Starter zijn dat er 5 per maand, bij Pro 25 en bij Max onbeperkt. Automatische factuurbetaling zit niet in het gratis pakket, dus je begint vanaf Starter.
