Is een eigen rekening verplicht voor je VvE?

Een eigen rekening is voor een VvE met een woongebouw verplicht, omdat de wet voorschrijft waar het reservefonds staat. Volgens artikel 5:126 BW komen de bijdragen aan het reservefonds op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening op naam van de VvE. Een privérekening van de penningmeester of een en/of-rekening van twee bestuurders voldoet daar niet aan.

Ook los van de wet hoort het geld bij de vereniging en niet bij een bestuurder. Met een zakelijke rekening op naam van de VvE blijven de bijdragen van de eigenaren zichtbaar gescheiden. Dat overzicht blijft staan als het bestuur wisselt.

Wat heb je nodig om een VvE rekening te openen?

Om een VvE rekening te openen moet de VvE bij de KVK ingeschreven zijn en heb je de gegevens nodig van de bestuurders die namens de vereniging mogen tekenen. Het verschil met een bedrijf zit in het bestuur: de aanbieder wil weten wie de VvE vertegenwoordigt. Zet daarom deze gegevens klaar:

• KVK-nummer van de VvE: zonder inschrijving in het Handelsregister kan de VvE geen zakelijke rekening openen.

• Recent uittreksel uit het Handelsregister: daarop staat wie er in het bestuur zit en wie tekenbevoegd is.

• Paspoort of rijbewijs: van de bestuurder die de aanvraag doet.

• Gegevens van de tekenbevoegde bestuurders: wie namens de VvE mag betalen en beslissen.

• UBO-verklaring: een verklaring dat de VvE geen UBO's heeft, of de gegevens van de UBO's als die er wel zijn.

Wie is de UBO bij een VvE?

Bij een VvE is er meestal geen UBO in de gewone zin, en een VvE hoeft zich niet in te schrijven in het UBO-register van de KVK. Een aanbieder moet bij het openen van een rekening toch weten wie als uiteindelijk belanghebbende geldt. Wie dat is, hangt af van hoe de stemmen in de VvE verdeeld zijn.

Eén eigenaar heeft meer dan 25% van de stemmen

Heeft één eigenaar meer dan 25% van de stemmen, dan geldt die eigenaar als UBO. In een kleine VvE met twee tot vier appartementen is dat al snel het geval. De aanbieder vraagt dan de gegevens van die eigenaar.

Niemand heeft meer dan 25% van de stemmen

Heeft niemand meer dan 25% van de stemmen, dan worden doorgaans de bestuurders als UBO aangemerkt. Dat geldt ook als ze zelf geen groter belang in de VvE hebben dan de andere eigenaren.

Bij GoDutch lever je in beide gevallen een verklaring aan dat er geen UBO's zijn, of de gegevens van de UBO's als die er wel zijn. Een inschrijving in het UBO-register is daarvoor niet nodig.

Hoe open je een VvE rekening?

Een VvE rekening open je volledig online, in vier stappen. De eerste stap gaat over het bestuur, want daar kijkt een aanbieder als eerste naar.

• Controleer het bestuur bij de KVK: kijk of de ingeschreven bestuurders nog kloppen, zeker na een recente ALV.

• Start de aanvraag: een bestuurder vult de gegevens van de VvE in en identificeert zich met paspoort of rijbewijs via de camera.

• Lever de stukken aan: je uploadt het uittreksel en de bestuursgegevens, en het controleteam neemt contact op als er iets ontbreekt.

• Richt de rekening in: je zet een apart IBAN klaar voor het reservefonds, geeft de andere bestuursleden toegang en koppelt je boekhoudpakket.

Hoe regel je een rekening voor een kleine of slapende VvE?

Een rekening voor een kleine of slapende VvE regel je pas als de VvE zelf op orde is: een bestuur, een inschrijving bij de KVK en afspraken die in de vergadering zijn vastgelegd. Bij een kleine VvE is dat meestal snel gedaan. Bij een slapende VvE begin je bij nul.

Een kleine VvE

In een kleine VvE zit vaak iedere eigenaar in het bestuur, of is één eigenaar bestuurder namens de rest. Leg in de vergadering vast wie de rekening beheert en wie meekijkt, zodat de afspraken niet alleen in iemands hoofd bestaan.

Met weinig betalingen per maand is het verleidelijk om de bijdragen via iemands privérekening te laten lopen. Voor het reservefonds schrijft de wet ook in een kleine VvE een rekening op naam van de VvE voor.

Een slapende VvE

Een slapende VvE bestaat al sinds de splitsing in appartementsrechten, maar heeft geen bestuur, geen inschrijving en geen rekening. Je maakt de VvE in deze volgorde actief:

• Nodig alle eigenaren uit voor een vergadering: daar besluiten jullie samen om de VvE actief te maken.

• Benoem een bestuur en schrijf de VvE in: het bestuur laat de VvE en zichzelf inschrijven in het Handelsregister.

• Stel de bijdragen vast en open de rekening: pas met een KVK-nummer en een vastgestelde bijdrage kan het geld op een rekening op naam van de VvE binnenkomen.

Hoeveel zet je VvE opzij in het reservefonds?

Hoeveel je VvE opzij zet in het reservefonds, legt de wet sinds 2018 vast als een minimale jaarlijkse reservering. Welke route geldt, hangt af van of je VvE een meerjarenonderhoudsplan heeft.

Met een meerjarenonderhoudsplan

Met een meerjarenonderhoudsplan reserveer je ten minste het bedrag dat de vergadering op basis van dat plan vaststelt. Het plan is hoogstens vijf jaar oud en kijkt minstens tien jaar vooruit, met de verwachte werkzaamheden en kosten per jaar.

Werk je het plan bij, dan verandert de jaarlijkse reservering mee. Laat de vergadering het nieuwe bedrag daarom opnieuw vaststellen.

Zonder meerjarenonderhoudsplan

Zonder meerjarenonderhoudsplan reserveer je per jaar ten minste 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw. Die herbouwwaarde staat vaak in de polis van de opstalverzekering van de VvE.

Splits de bijdragen bij binnenkomst direct tussen de lopende kosten en het reservefonds. Zo zie je aan het eind van het jaar meteen of de reservering is gehaald.

Hoe regel je een bestuurswissel op de VvE rekening?

Een bestuurswissel regel je op de VvE rekening door eerst de wijziging bij de KVK door te geven en daarna de toegang aan te passen. De rekening zelf loopt gewoon door, in vier stappen:

• Besluit op de ALV: de vergadering van eigenaars benoemt het nieuwe bestuurslid.

• Geef de wijziging door bij de KVK: het nieuwe bestuurslid wordt ingeschreven en het vertrekkende uitgeschreven.

• Voeg het nieuwe bestuurslid toe: je geeft het nieuwe bestuurslid een eigen toegang met de juiste rechten.

• Haal de oude toegang weg: je verwijdert de toegang en eventuele kaart van het vertrekkende bestuurslid.

Zet de laatste stap direct na de vergadering. Een vertrekkend bestuurslid dat nog toegang heeft, kan anders betalingen doen namens een VvE waarvoor hij geen verantwoordelijkheid meer draagt.

Hoe bereid je de kascontrole voor met de VvE rekening?

De kascontrole bereid je voor met de VvE rekening door de kascommissie het hele jaar mee te laten kijken, in plaats van alles pas vlak voor de vergadering bij elkaar te zoeken. In de meeste VvE's controleert een kascommissie de cijfers voordat de vergadering de jaarrekening goedkeurt. Met deze gewoontes ligt alles klaar:

• Leestoegang voor de kascommissie: de leden kijken mee in de rekening zonder geld te kunnen overmaken.

• Bon bij elke betaling: je bewaart facturen en bonnen digitaal bij de transactie waar ze bij horen.

• Vaste omschrijvingen: elke betaling krijgt een omschrijving met de post uit de begroting, zoals verzekering, energie of schoonmaak.

• Reservefonds los zichtbaar: stortingen in en uitgaven uit het reservefonds staan op een eigen IBAN, apart van de lopende kosten.

Vaste lasten zoals de opstalverzekering, energie en onderhoudscontracten betaal je het makkelijkst met automatische factuurbetaling, zodat bij elke afschrijving een factuur hoort. Werkt je beheerder of penningmeester met een boekhoudpakket, dan zorgen de koppelingen met je boekhoudsoftware ervoor dat de jaarrekening zonder overtypen klaarstaat.

Wat levert een VvE rekening bij GoDutch je bestuur op?

Een VvE rekening bij GoDutch levert je bestuur één overzicht op waarin het reservefonds en de lopende kosten gescheiden staan, iedere bestuurder een eigen toegang heeft en de kascommissie meekijkt zonder te kunnen betalen. Wisselt het bestuur, dan blijft dat overzicht staan en verandert alleen wie er toegang heeft.

Je merkt het op de eerste vergadering na het openen: je laat in één overzicht zien hoeveel er in het reservefonds staat en waar het geld voor de lopende kosten naartoe ging, terwijl de kascommissie haar controle al heeft gedaan.