Waarom heeft je startup een eigen zakelijke rekening nodig?

Je startup heeft een eigen zakelijke rekening nodig, omdat het geld van het bedrijf niet op de rekening van een founder hoort. Een startup is een bedrijf dat wil groeien en kiest daarom meestal voor een BV: een eigen rechtspersoon, met geld dat op naam van het bedrijf staat.

Daar rekenen de partijen om je heen ook op. Investeerders storten hun inleg op een zakelijke rekening van je startup, betaaldiensten keren uit naar een IBAN op naam van het bedrijf, en je boekhouder wil vanaf de eerste transactie een administratie zonder privéposten.

Wat heb je nodig om een startup rekening te openen?

Om een startup rekening te openen, heb je het KVK-nummer van je startup en een geldig paspoort of rijbewijs nodig. Omdat een startup vaak meerdere founders heeft, kijkt een aanbieder vooral naar wie de aandelen houdt. Zet daarom deze stukken klaar:

• KVK-nummer: dat heb je zodra de notaris je startup heeft ingeschreven.

• Paspoort of rijbewijs: van de founder die de aanvraag doet, die zich via de camera identificeert.

• Statuten en aandeelhoudersregister: daaruit blijkt hoe de aandelen over de founders verdeeld zijn.

• UBO-gegevens: van iedere founder met meer dan 25% van de aandelen.

• Organogram: alleen nodig als founders hun aandelen via een eigen holding houden, want dan zit de UBO een laag hoger.

Klopt de verdeling in het aandeelhoudersregister met wat je in de aanvraag invult, dan is de controle snel rond. Houdt een founder zijn aandelen via een holding, dan heeft die holding ook een eigen zakelijke rekening voor je holding nodig.

Hoe open je een zakelijke rekening voor je startup?

Een zakelijke rekening voor je startup open je in vier stappen, van de inschrijving van het bedrijf tot de eerste betaling:

• Laat je startup inschrijven: de notaris schrijft je startup in bij de KVK, waarna je het KVK-nummer hebt.

• Start de aanvraag: een van de founders vult de gegevens van je startup in en identificeert zich met paspoort of rijbewijs.

• Laat de gegevens controleren: het controleteam controleert je startup en de UBO's en neemt contact op als er iets ontbreekt.

• Nodig je medeoprichters uit: je geeft je medeoprichters een eigen toegang en maakt de eerste kaarten aan.

Hoe ontvang je investeringen op de rekening van je startup?

Investeringen ontvang je op de rekening van je startup, op naam van het bedrijf, en niet op de privérekening van een founder. Zo blijft voor iedereen zichtbaar dat het geld van de vennootschap is. Wat er verder bij komt kijken, hangt af van waar het geld vandaan komt en wie er later naar kijkt.

Kapitaal van founders en investeerders

Sinds 2012 geldt voor een BV geen minimumkapitaal meer, dus founders storten bij de oprichting vaak alleen een klein bedrag op hun aandelen. Stapt er later een investeerder in, dan geef je nieuwe aandelen uit via de notaris en stort de investeerder het nominale bedrag plus de agio op de rekening van je startup.

Werk je met een converteerbare lening, dan komt het geld eerst binnen als lening en wordt het pas later omgezet in aandelen. Bij grote bedragen kan het controleteam naar de herkomst vragen, dus houd de akte of de leningsovereenkomst bij de hand.

Je cijfers klaar voor due diligence

Bij een investeringsronde lichten investeerders je cijfers door, en dan telt vooral of elke transactie te verklaren is. Dat lukt het best als alle geldstromen via de rekening van je startup lopen en elke bon bij de betaling staat.

Met een koppeling met je boekhoudpakket staan transacties al in de administratie, en kan je boekhouder overzichten leveren zonder afschriften bij elkaar te zoeken.

Hoe houd je je runway in zicht met de rekening van je startup?

Je runway is het aantal maanden dat je startup kan doordraaien met het geld dat er staat: je saldo gedeeld door je burn rate, het bedrag dat je per maand netto uitgeeft. Reserveer je niets, dan lijkt die runway langer dan hij is. Deze gewoonten houden het beeld eerlijk:

• Potje voor de BTW: de BTW op je facturen draag je af bij de aangifte, dus die zet je direct apart.

• Potje voor de vennootschapsbelasting: zodra je startup winst maakt, betaalt het bedrijf daar vennootschapsbelasting over.

• Potje voor salarissen: met medewerkers in dienst reserveer je naast de lonen ook de loonheffing.

• Eén kaart per tool: met een eigen virtuele Mastercard per abonnement zie je per tool wat hij kost, en blokkeer je de kaart zodra je een tool opzegt.

Zo zie je elke maand wat je burn rate echt is, en niet pas als de aangifte binnenkomt.

Welke kaartafspraken maak je met de eerste medewerkers van je startup?

Met de eerste medewerkers van je startup spreek je af waarvoor hun kaart bedoeld is, voordat ze hem gaan gebruiken. Een ontwikkelaar die alleen tools afrekent, heeft een andere limiet nodig dan iemand die voor je startup reist of materiaal inkoopt. Deze drie afspraken voorkomen discussies achteraf:

• Een limiet per kaart: stem de limiet af op waar iemand de kaart echt voor gebruikt.

• Een kaart per persoon: deel geen kaarten, zodat je bij elke uitgave weet wie hem deed.

• Blokkeren bij vertrek: blokkeer de kaart op de laatste werkdag van een medewerker, zodat er daarna niets meer op kan worden afgeschreven.

Wat levert een startup rekening bij GoDutch je op?

Een startup rekening bij GoDutch levert je één plek op waar founders, team en boekhouder dezelfde cijfers zien. Je begint zonder vaste lasten, geeft elke medeoprichter een eigen toegang en houdt per tool en per potje bij waar je runway naartoe gaat. Groeit het team, dan wissel je van pakket zonder een nieuwe rekening te openen.

Het moment waarop je dat merkt, is de dag dat je eerste investering binnenkomt: het geld staat op naam van je startup, de verdeling klopt met het aandeelhoudersregister en je investeerder ziet vanaf de eerste euro een nette administratie.