Proforma factuur
Je krijgt een proforma factuur binnen en twijfelt of je hem moet betalen, of een klant vraagt erom terwijl je nog niets geleverd hebt. Het document ziet eruit als een factuur, maar gedraagt zich er niet als een, en dat levert in de praktijk verwarring op bij zowel de verzender als de ontvanger.
Hieronder lees je wat het precies is, wanneer je het gebruikt, waarin het verschilt van een factuur en een offerte en wat je ermee doet in je administratie.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een voorlopig overzicht van wat je gaat leveren en wat dat kost, opgemaakt in de vorm van een factuur maar zonder betalingsverplichting. Je stuurt hem voordat je levert, zodat je klant weet waar hij aan toe is of de gegevens heeft die hij nodig heeft.
Juridisch en fiscaal is het geen factuur. Er ontstaat geen betaalverplichting, er gaat geen betalingstermijn lopen en het document telt in geen enkele administratie mee. Pas de definitieve factuur is een echt betaalverzoek, en dat is ook het document dat meetelt zodra je inkomende facturen betaalt en verwerkt in je boekhouding.
Wat betekent pro forma?
Pro forma is Latijn en betekent ‘voor de vorm’. Een document dat pro forma is opgesteld ziet eruit als het echte werk, maar heeft niet de status van het echte werk.
Die uitdrukking verklaart precies waarom het document bestaat. Het geeft je klant de vorm en de inhoud van een factuur, op het moment dat een echte factuur nog niet aan de orde is.
Proforma factuur of proformafactuur?
Proforma factuur, pro forma factuur en proformafactuur zijn alle drie in gebruik en betekenen hetzelfde. De losgeschreven vorm volgt het Latijnse origineel, de aaneengeschreven vorm past bij de Nederlandse spellingsregels.
Je komt hetzelfde document ook tegen als pro forma nota, en in internationale correspondentie als proforma invoice. Kies één schrijfwijze en houd die consequent aan in je eigen documenten.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur gebruik je op het moment dat je klant vooraf zekerheid of informatie nodig heeft, terwijl er nog niets geleverd is. Het document overbrugt de periode tussen de afspraak en de levering.
Na akkoord op een offerte
Na akkoord op een offerte vraagt een klant soms om een proforma factuur. De offerte heeft de klant overtuigd, maar zijn administratie heeft nu je bedrijfs- en betaalgegevens nodig om je als leverancier aan te maken in het systeem.
De proforma bevat die gegevens in een herkenbaar format, zonder dat er al een betaalverplichting ontstaat. Het is een tussenstap, geen tweede offerte.
Bij een vooruitbetaling
Bij een vooruitbetaling laat een proforma factuur zien welk bedrag je klant overmaakt voordat je aan het werk gaat. Dat speelt bij grote opdrachten, bij nieuwe klanten en bij internationale transacties, waar leveren op krediet een groter risico is.
Belangrijk daarbij: de betaling die volgt is een afspraak tussen jullie, geen betaling op een officiële factuur. Die factuur stuur je pas na levering.
Bij export buiten de EU
Bij export buiten de EU vraagt de douane vaak om een proforma factuur om de waarde en aard van de zending te kunnen beoordelen. Dat geldt ook voor zendingen waar geen betaling tegenover staat, zoals productstalen, garantieleveringen en retourzendingen.
Je klant gebruikt het document om vergunningen of inklaringsdocumenten aan te vragen. Omdat je bij zulke zendingen vaak in een andere valuta afrekent, tellen de kosten van internationaal betalen mee in de prijs die je op het document zet.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een factuur?
Het verschil tussen een proforma factuur en een factuur zit in de juridische status, niet in het uiterlijk. Een factuur is een officieel betaalverzoek dat moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en dat een betalingsverplichting bij je klant legt. Een proforma doet geen van beide.
Dat werkt door in de administratie. Een factuur boek je als debiteur of crediteur en neem je mee in je btw-aangifte. Een proforma factuur hoort in geen van beide administraties thuis, bij de verzender niet en bij de ontvanger niet.
Ook de volgorde verschilt. De proforma gaat vooraf aan de levering, de factuur volgt erop. In de praktijk vervangt de definitieve factuur de proforma volledig.
Wat is het verschil tussen een pro forma nota en een offerte?
Een pro forma nota en een offerte hebben een ander doel, ook al is geen van beide bindend voor de klant. Een offerte is een aanbod: je probeert de klant te overtuigen, vaak met een toelichting op de werkwijze en de scope.
Een pro forma nota komt meestal ná dat akkoord. De klant heeft al ja gezegd en heeft nu cijfers en gegevens nodig in factuurvorm, bijvoorbeeld om te betalen of om een aanvraag te doen. Een ‘pro forma offerte’ bestaat dan ook niet.
Moet je een proforma factuur betalen?
Een proforma factuur hoef je niet te betalen, omdat er geen officiële betalingsverplichting uit voortkomt. Er staat geen wettelijke betalingstermijn op en je leverancier kan er geen incassotraject op baseren.
In de praktijk wordt er wel op betaald, namelijk wanneer jullie hebben afgesproken dat de levering pas start na vooruitbetaling. Die betaling berust dan op jullie afspraak, niet op het document. Zodra er geleverd is, hoor je alsnog een definitieve factuur te ontvangen voor je eigen administratie.
Krijg je een proforma binnen zonder dat er een afspraak aan voorafging, dan is er geen reden om te betalen. Vraag in dat geval om een gewone factuur of om uitleg.
Hoe maak je een proforma factuur?
Een proforma factuur maak je zoals een gewone factuur, met één verschil dat alles bepaalt: je zet er groot en duidelijk op dat het om een proforma gaat. Elk boekhoudpakket dat facturen maakt kan dit aan, en anders volstaat een document in Word of Excel.
Wat zet je op een pro forma factuur?
Op een pro forma factuur zet je dezelfde informatie die je klant op een gewone factuur verwacht, aangevuld met wat de situatie vraagt. De wettelijke factuureisen gelden hier niet, maar een onvolledig document kost je alsnog tijd.
De vermelding proforma: zichtbaar bovenaan, zodat niemand het document aanziet voor een betaalverzoek.
Je bedrijfs- en betaalgegevens: waaronder je kvk-nummer, btw-nummer en iban, want daar is het document vaak juist om gevraagd.
Een specificatie per regel: omschrijving, aantal, stukprijs en totaalbedrag, en bij export ook modelnummer, kleur en afmetingen.
Verzendgegevens bij export: transportwijze, aantal colli en brutogewicht, plus of het om verkoop, een staal, reparatie of retour gaat.
Hoe specifieker je de zending omschrijft, hoe kleiner de kans dat de douane het document afwijst.
Waarom een proforma factuur geen factuurnummer krijgt
Een proforma factuur krijgt geen nummer uit je doorlopende factuurreeks. De Belastingdienst eist voor officiële facturen een opeenvolgende nummering, en als je daar een nummer uit opmaakt voor een document dat nooit een factuur wordt, ontstaat er een gat in die reeks.
Gebruik daarom geen nummer, of een duidelijk afwijkende aanduiding zoals PF gevolgd door een eigen volgnummer. Komt het document automatisch in je boekhouding terecht, haal het er dan weer uit.
Hoe zit het met btw op een proforma factuur?
De btw op een proforma factuur is informatief: je vermeldt het tarief en het bedrag zodat je klant de totaalprijs kent, maar je draagt die btw nog niet af en je klant kan hem nog niet terugvragen. De btw wordt pas verschuldigd op de definitieve factuur.
Daar zit wel een addertje dat zelden benoemd wordt. Artikel 37 van de Wet op de omzetbelasting bepaalt dat wie op een factuur btw vermeldt, die btw verschuldigd wordt op het moment van uitreiken, ook als er geen levering tegenover staat. In de rechtspraak is doorslaggevend of het document alle kenmerken van een factuur heeft.
Een proforma die niet als zodanig herkenbaar is en verder identiek oogt aan een factuur, kan dus alsnog als factuur worden aangemerkt. Dat is precies waarom die vermelding bovenaan zo belangrijk is. Twijfel je over je eigen situatie, leg het dan voor aan je accountant of de Belastingdienst.
Hoe boek je een ontvangen proforma factuur in?
Een ontvangen proforma factuur boek je niet in. Het document is geen factuur, dus het hoort niet in je crediteurenadministratie en het telt niet mee in je btw-aangifte. De btw erop kun je niet terugvragen.
Bewaar het als bijlage bij de opdracht of de order, zodat je weet wat er is afgesproken. Betaal je vooruit op basis van de proforma, boek die betaling dan als vooruitbetaling en wacht op de definitieve factuur voordat je de kosten en de btw verwerkt.
Blijft die factuur uit, vraag er dan om. Zonder officiële factuur mis je de btw-aftrek en ontbreekt er een document in je administratie.
Facturen betalen en bijhouden met GoDutch
Zodra de proforma is omgezet in een definitieve factuur, begint het werk dat wel in je administratie telt. GoDutch is geen bank maar een alles-in-één zakelijke rekening, waarmee je inkomende facturen doorstuurt en betaalt zonder gegevens over te typen.
Betaal je een leverancier buiten de EU, dan zie je vooraf wat de overboeking kost, zodat het bedrag dat je afrekent niet afwijkt van wat er op de factuur stond. Je koppelt je boekhoudpakket aan je rekening, zodat de definitieve factuur en de betaling bij elkaar komen.
FAQ
Veelgestelde vragen over de proforma factuur
Wat is een proforma invoice?
Een proforma invoice is de Engelse term voor een proforma factuur en betekent exact hetzelfde: een voorlopig overzicht van goederen, aantallen en prijzen zonder betalingsverplichting. Je komt de term vooral tegen bij internationale zendingen, waar de douane het document gebruikt om de waarde van de lading te beoordelen.
Mag je btw terugvragen op een proforma factuur?
Btw terugvragen op een proforma factuur mag niet. Het recht op aftrek ontstaat pas bij een factuur die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, en een proforma voldoet daar per definitie niet aan. Wacht dus op de definitieve factuur voordat je de btw meeneemt in je aangifte.
Is een proforma factuur rechtsgeldig?
Een proforma factuur is niet rechtsgeldig als factuur. Je kunt er geen betaling mee afdwingen en er geen aanmaning of incasso op baseren. Wat wél bindend kan zijn, is de afspraak die jullie eromheen maakten, bijvoorbeeld dat je pas levert na vooruitbetaling.
Hoe lang is een proforma factuur geldig?
Voor een proforma factuur geldt geen wettelijke geldigheidsduur, omdat het geen officieel document is. Wil je dat de prijzen niet eeuwig openstaan, zet er dan zelf een termijn op, bijvoorbeeld dertig dagen, net zoals je bij een offerte zou doen.
Kun je een proforma factuur omzetten naar een definitieve factuur?
Een proforma factuur zet je om naar een definitieve factuur zodra je geleverd hebt. Je maakt dan een nieuwe factuur met dezelfde regels en bedragen, nu wél met een nummer uit je doorlopende reeks, een factuurdatum en een betalingstermijn. De proforma vervalt op dat moment.
Moet er een kvk-nummer op een proforma factuur staan?
Een kvk-nummer is op een proforma factuur niet verplicht, want de wettelijke factuureisen gelden hier niet. In de praktijk zet je het er wel op, omdat je klant het document vaak juist gebruikt om je als leverancier aan te maken. Voor de definitieve factuur is het een ander verhaal, zoals je terugziet in het overzicht van wat er op een factuur moet staan.
