Voorbeeld factuur
Je eerste factuur versturen, of controleren of je huidige factuur nog klopt: in beide gevallen helpt het om er gewoon één te zien. Hieronder vind je een compleet voorbeeld factuur die je kunt downloaden, met daarna de opbouw blok voor blok, de varianten per situatie en de fouten die je met een goed voorbeeld voorkomt.
Hoe ziet een factuur eruit?
Een factuur is opgebouwd uit vaste blokken die altijd in dezelfde volgorde staan: jouw gegevens bovenaan, daaronder die van je klant, dan de kenmerken van de factuur, vervolgens de factuurregels en tot slot het totaal met je betaalgegevens.
De opmaak mag je zelf bepalen, dus je eigen huisstijl en logo zijn prima. Als de vaste onderdelen er maar op staan, iets waar je bij het opzetten van je facturatie en administratie vanaf het begin rekening mee wilt houden.
Zo ziet zo'n factuur er in de praktijk uit:
Van:
Van Dijk Design
Stationsweg 12, 5611 AA Eindhoven
KVK 87654321
btw-id NL003456789B12
Aan:
Bakkerij De Korenbloem
Marktplein 5, 5611 BB Eindhoven
Factuurnummer: 2026-014
Factuurdatum: 3 augustus 2026
Leverdatum: 31 juli 2026
Vervaldatum: 2 september 2026
Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag |
Ontwerp huisstijl | 12 uur | € 75,00 | € 900,00 |
Begeleiding drukwerk | 3 uur | € 75,00 | € 225,00 |
Subtotaal | € 1.125,00 | ||
btw 21% | € 236,25 | ||
Totaal te betalen | € 1.361,25 |
Betaalgegevens: maak het bedrag binnen 30 dagen over naar IBAN NL00 ABCD 0123 4567 89 ten name van Van Dijk Design, onder vermelding van factuurnummer 2026-014.
Wil je dit voorbeeld naast je eigen factuur leggen? Download de voorbeeld factuur als pdf en gebruik hem als blanco basis voor je eigen opmaak.
De opbouw van een factuur, blok voor blok
Elke factuur bestaat uit vijf blokken. Houd je die volgorde aan, dan vindt je klant alles waar hij het verwacht en blijft je administratie overzichtelijk. Welke gegevens per blok wettelijk verplicht zijn, staat compleet in het overzicht van de verplichte gegevens op een factuur. Hier gaat het puur om waar wat hoort:
Kopblok: je logo, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer. Dit blok is op elke factuur identiek en bepaalt grotendeels de professionele uitstraling.
Klantblok: de naam en het adres van je klant, links of rechts onder je eigen gegevens. Werk je voor een groter bedrijf, zet er dan de afdeling of contactpersoon bij zodat de factuur niet blijft zwerven.
Factuurkenmerken: het factuurnummer, de factuurdatum en de leverdatum, meestal rechts uitgelijnd. Een vervaldatum erbij is niet verplicht maar voorkomt discussie over wanneer betaald moet zijn.
Factuurregels: de tabel met omschrijving, aantal, tarief en bedrag. Eén regel per dienst of product, met een omschrijving die je klant over een half jaar nog begrijpt.
Totaal- en betaalblok: subtotaal exclusief btw, het btw-tarief met het btw-bedrag, het totaal inclusief btw, en daaronder je IBAN, de tenaamstelling, de betalingstermijn en de referentie.
Die laatste twee blokken bepalen hoe snel je betaald krijgt. Een onduidelijke omschrijving of een ontbrekende betaaltermijn is vaak de reden dat een factuur eerst intern rondgaat voordat iemand hem goedkeurt.
Voorbeelden voor verschillende situaties
De opbouw blijft altijd hetzelfde, maar per situatie verandert er iets in het totaalblok of komt er een regel bij. Hieronder de varianten die je in de praktijk het vaakst nodig hebt.
1. Factuur met btw
Dit is de standaardvariant, zoals het voorbeeld hierboven. In het totaalblok staan drie regels onder elkaar: het bedrag exclusief btw, het btw-tarief met het bijbehorende bedrag, en het totaal inclusief btw.
Werk je met meerdere tarieven op één factuur, bijvoorbeeld 21% en 9%, dan splits je die per tarief uit en tel je ze daarna op.
2. Factuur zonder btw
Val je onder de kleineondernemersregeling of geldt er een vrijstelling, dan vervalt de btw-regel en is het subtotaal meteen het totaalbedrag.
In plaats van een btw-regel zet je een korte vermelding onder de tabel, bijvoorbeeld dat je de kleineondernemersregeling toepast. Wanneer je precies geen btw vermeldt en welke tekst daarbij hoort, lees je op de pagina over de verplichte gegevens.
3. Urenfactuur
Werk je op uurbasis, dan is de factuurregel je belangrijkste blok. Zet per regel de werkzaamheden, het aantal uren en het uurtarief, zodat het bedrag herleidbaar is.
Bij langere opdrachten voeg je een urenspecificatie als bijlage toe of splits je uit per week of per deelproject. Dat scheelt vragen achteraf en maakt de factuur makkelijker goed te keuren.
4. Factuur aan een particulier
De opmaak verschilt niet van een zakelijke factuur. Het praktische verschil zit in de bedragen: particulieren kijken naar het totaal inclusief btw, dus zet dat bedrag visueel voorop in plaats van het bedrag exclusief.
Vermeld ook duidelijk hoe en binnen welke termijn ze moeten betalen, want een particulier heeft geen crediteurenadministratie die dat voor hem regelt.
5. Verkoopfactuur en inkoopfactuur
Het is dezelfde factuur, alleen bekeken vanaf de andere kant. De factuur die jij verstuurt is jouw verkoopfactuur; bij je klant is precies dat document een inkoopfactuur.
Handig om te weten bij het inrichten van je administratie: verkoopfacturen komen bij je debiteuren terecht, inkoopfacturen bij je crediteuren. Wie veel inkoopfacturen verwerkt, kan die stroom via facturen automatisch betalen laten inlezen in plaats van ze handmatig over te tikken.
Factuur maken in Word, Excel of pdf
Voor je eerste facturen is een sjabloon in Word of Excel prima. Word geeft je de meeste vrijheid in de opmaak, Excel rekent het btw-bedrag en het totaal automatisch voor je uit met een formule. Beide hebben hetzelfde nadeel: je houdt de factuurnummering zelf bij en je moet elke keer opnieuw controleren of alles klopt.
Verstuur je tientallen facturen per maand, dan wordt dat foutgevoelig en tijdrovend. Vanaf dat punt is een factuurprogramma of je boekhoudpakket de logische stap, omdat die de nummering doorzet, de btw berekent en je openstaande facturen bijhoudt.
Waarom je een factuur altijd als pdf verstuurt
Een Word- of Excel-bestand kan de ontvanger aanpassen, en dat wil je niet bij een document dat de basis vormt van je btw-administratie. Maak je factuur dus waar je wilt, maar sla hem op als pdf voordat je hem verstuurt. Zo ziet je klant precies wat jij hebt opgemaakt en blijft het bedrag onveranderd staan.
Hoe nummer je je facturen?
Je factuurnummer moet uniek zijn en opeenvolgend. De meest gebruikte opzet is het jaartal plus een volgnummer, zoals 2026-001, 2026-002 en verder. Bij de jaarwisseling begin je opnieuw bij 001 met het nieuwe jaartal.
Meerdere reeksen mogen, bijvoorbeeld een aparte reeks per vestiging of per type dienst, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt zonder gaten. Juist dat handmatig bijhouden gaat mis: een overgeslagen nummer of twee facturen met hetzelfde nummer valt op bij een controle en kost je onnodig uitleg.
Veelgemaakte fouten op een factuur
De vijf fouten die het vaakst voorkomen, en die je met een goed voorbeeld allemaal voorkomt:
Een dubbel of ontbrekend factuurnummer: ontstaat bijna altijd door handmatig nummeren in Word of Excel, zeker als je een sjabloon kopieert en vergeet het nummer aan te passen.
Een fout btw-bedrag: een verkeerd tarief of een rekenfout in het percentage. Je klant kan de btw dan niet correct aftrekken en jij geeft een verkeerd bedrag aan.
Geen leverdatum: veel ondernemers zetten alleen de factuurdatum erop, terwijl de leverdatum apart vermeld moet worden. Die twee vallen lang niet altijd samen.
Geen betalingstermijn: zonder termijn op de factuur is het onduidelijk wanneer je klant moet betalen, en heb je een zwakkere positie als het te lang duurt.
Een bewerkbaar bestand versturen: een Word-factuur kan worden aangepast en oogt minder professioneel dan een nette pdf.
Loop je factuur voor het versturen even na op deze vijf punten, dan is de kans klein dat je later een creditfactuur moet sturen om iets recht te zetten.
Is een pdf hetzelfde als een e-factuur?
Nee, en dat verschil wordt de komende jaren belangrijker. Een pdf is een afbeelding van je factuur die een mens moet lezen. Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand, meestal in UBL-formaat, dat de software van je klant direct kan verwerken zonder dat er iemand aan te pas komt.
Lever je aan de overheid, dan is een e-factuur via het Peppol-netwerk al verplicht. Tussen bedrijven onderling geldt in Nederland nog geen verplichting, maar de richting ligt vast: de Europese ViDA-regelgeving maakt e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU.
Een onderzoeksrapport dat in maart 2026 aan de Tweede Kamer is aangeboden adviseert om die verplichting ook voor binnenlandse B2B-facturen in te voeren via Peppol. Werk je met Belgische klanten, dan merk je het nu al, want daar geldt de B2B-verplichting sinds januari 2026.
Zo verwerk je je facturen met GoDutch
GoDutch is geen factuurprogramma. Je maakt en verstuurt je facturen in je boekhoudpakket of factuursoftware, en GoDutch zorgt voor de kant die daarna komt: het geld.
Je koppelt je rekening aan vrijwel elk Nederlands boekhoudpakket, van Exact en Moneybird tot e-Boekhouden en Yuki, waarna binnenkomende betalingen automatisch bij de juiste factuur terechtkomen. Dat scheelt het afvinken van je openstaande posten met de hand.
Aan de inkoopkant werkt het net zo. Je stuurt leveranciersfacturen door naar je eigen GoDutch-mailadres of laat leveranciers ze daar direct heen mailen, waarna het IBAN, het bedrag en de referentie automatisch worden uitgelezen.
Je keurt goed, plant de betaling en alles wordt weggeschreven in je administratie. Meer daarover lees je bij de boekhoudkoppeling.
Open eenvoudig een zakelijke rekening bij GoDutch
Zet het IBAN van een zakelijke rekening op je factuur en houd je zakelijke en privébetalingen netjes gescheiden. Je vraagt de rekening in een paar minuten online aan, hebt je IBAN en kaart binnen 1 dag, en koppelt hem direct aan je boekhouding. Loop je ergens tegenaan, dan staat er 24/7 iemand voor je klaar.
FAQ
Veelgestelde vragen over een factuur voorbeeld
Mag ik een factuur in Word of Excel maken?
Je mag een factuur in Word of Excel maken, zolang alle vaste onderdelen erop staan. Sla hem wel op als pdf voordat je verstuurt, want een Word- of Excel-bestand kan de ontvanger aanpassen. Bij grotere aantallen is een factuurprogramma minder foutgevoelig.
Wat is een concept factuur?
Een concept factuur is een factuur die nog niet definitief is verstuurd. Je gebruikt hem om bedragen en omschrijvingen te controleren of vooraf af te stemmen met je klant. Pas als je hem definitief maakt, krijgt hij een factuurnummer en telt hij mee in je administratie.
Hoe ziet een factuur voor management fee eruit?
Een factuur voor management fee heeft dezelfde opbouw als elke andere factuur. Het verschil zit in de factuurregel: je omschrijft de managementvergoeding, de periode waarover je factureert en het bedrag, meestal per maand of per kwartaal. Verwijs waar mogelijk naar de managementovereenkomst.
Wat zet je in de e-mail bij je factuur?
In de e-mail bij je factuur zet je kort waarvoor de factuur is, het factuurnummer, het bedrag en de betaaltermijn. Twee of drie zinnen volstaan. Noem het factuurnummer ook in het onderwerp, dan is de mail later makkelijker terug te vinden.
Moet mijn IBAN op de factuur staan?
Je IBAN hoeft wettelijk niet op je factuur te staan, maar in de praktijk zet vrijwel iedereen het erop. Zonder rekeningnummer weet je klant niet waarheen hij moet betalen en loop je onnodige vertraging op. Zet er ook de tenaamstelling bij, zodat de naamcontrole bij de overboeking klopt.
