Factuur maken
Een factuur maken is meer dan een bedrag op papier zetten: de Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan, aan de nummering en aan het moment waarop je hem verstuurt. Voldoe je daar niet aan, dan kan je klant de btw niet aftrekken en jij ook niet.
Hieronder lees je wanneer je moet factureren, hoe je de factuur opbouwt, waarmee je hem het beste opmaakt en wat er verandert nu e-facturatie eraan komt.
Wanneer moet je een factuur opstellen?
Je moet een factuur opstellen zodra je levert aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon. Lever je aan een particulier, dan is een factuur meestal niet verplicht, al mag je er altijd een sturen.
Het moment ligt vast: je verstuurt de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Lever je in maart, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 april de deur uit.
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en gelden er lichtere eisen. Je klant kan dan ook geen btw terugvragen, dus vermeld duidelijk waarom er geen btw op staat.
Hoe maak je een factuur?
Een factuur maak je in vier stappen: je zet de verplichte gegevens erop, je geeft hem een doorlopend nummer, je rekent de btw per regel uit en je spreekt een betaaltermijn af. Die volgorde werkt of je nu met een sjabloon werkt of met een online tool.
Zet de verplichte gegevens op je factuur
De verplichte gegevens zijn de basis van elke factuur. De kern bestaat uit:
Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer.
De gegevens van je klant: naam en adres van de organisatie waaraan je levert.
Een factuurdatum en factuurnummer: de datum waarop je factureert en een uniek nummer.
De leverdatum: de dag waarop je het product of de dienst hebt geleverd.
Een omschrijving met aantallen: wat je hebt geleverd en hoeveel uren of stuks.
De bedragen: het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
De volledige lijst met alle uitzonderingen staat in ons artikel over wat moet op een factuur staan.
Kies een doorlopend factuurnummer
Je factuurnummer moet doorlopend zijn, zonder gaten in de reeks. De Belastingdienst gebruikt die reeks om te controleren of je alle omzet hebt aangegeven, dus een ontbrekend nummer roept vragen op.
Werk met een vaste opbouw, bijvoorbeeld een jaartal gevolgd door een oplopend volgnummer. Begin je elk jaar opnieuw bij 001, zorg dan dat het jaartal in het nummer zit zodat de reeks uniek blijft.
Reken de btw per factuurregel uit
De btw reken je per factuurregel uit, niet over het totaal. Dat is nodig omdat regels verschillende tarieven kunnen hebben: 21 procent als standaard, 9 procent voor een deel van de producten en diensten, en 0 procent bij bepaalde leveringen naar het buitenland.
Onderaan tel je de regels op tot een subtotaal, daaronder komt het btw-bedrag en daaronder het totaal inclusief btw. Verleg je de btw naar je klant, dan zet je "btw verlegd" op de factuur samen met het btw-nummer van je klant.
Spreek een betaaltermijn af
De betaaltermijn spreek je vooraf af en zet je op de factuur. Heb je niets afgesproken, dan geldt wettelijk dertig dagen.
Onderling mogen bedrijven een langere termijn afspreken tot maximaal zestig dagen, mits dat is vastgelegd en niet nadelig uitpakt voor de leverancier. Lever je als zzp'er of mkb'er aan een grootbedrijf, dan is dertig dagen het maximum en mag daar niet van worden afgeweken. Ook overheden moeten binnen dertig dagen betalen.
Waarmee kun je een factuur opmaken?
Je kunt een factuur opmaken met een tekstverwerker, met facturatiesoftware of rechtstreeks vanuit je zakelijke rekening. Het verschil zit niet in hoe de factuur eruitziet, maar in hoeveel je zelf moet bijhouden.
Word of Excel: je vult een sjabloon handmatig in en houdt zelf de nummering, de btw en de betaalstatus bij.
Een online factuurtool: nummering en btw gaan automatisch, maar je administratie staat los van je rekening.
Boekhoudsoftware: facturen en boekhouding zitten in één pakket, met een koppeling naar je rekening.
Je zakelijke rekening: je maakt en verstuurt de factuur op de plek waar de betaling ook binnenkomt.
Handmatig werken gaat vooral mis op drie punten: een nummer dat je overslaat, een btw-bedrag dat je verkeerd narekent en een factuur waarvan je niet meer weet of hij betaald is.
Kun je gratis een factuur maken?
Gratis een factuur maken kan zeker. Een ingevuld sjabloon dat je als pdf opslaat voldoet aan de wet, zolang alle verplichte gegevens erop staan.
Ook veel online tools bieden een gratis variant aan. Let daarbij op wat je inlevert: soms staat er een logo van de aanbieder op je factuur, soms zit er een limiet op het aantal facturen per maand of vervalt het overzicht van betaalde en openstaande facturen.
De echte kosten van gratis factureren zitten meestal in je tijd. Tien facturen per maand handmatig opmaken, nummeren en nalopen kost je al snel meer dan de software die het automatisch doet.
Wat levert online facturen maken op?
Online facturen maken levert vooral tijd en zekerheid op. Je gegevens staan één keer ingesteld, het factuurnummer loopt automatisch door en de btw wordt per regel berekend, waardoor de meestgemaakte fouten verdwijnen.
Daarnaast zie je in één overzicht wat openstaat, wat binnenkort vervalt en wat al betaald is. Bij een handmatig sjabloon moet je dat zelf bijhouden in een tweede bestand, en juist daar loopt het in de praktijk spaak.
Een praktisch voordeel: vanaf je telefoon een factuur versturen kan met een online tool wel en met een Word-sjabloon niet. Handig als je de klus net hebt afgerond en nog op locatie bent.
Hoe verstuur je facturen naar je klant?
Facturen verstuur je in de praktijk per mail, als pdf. Dat formaat is niet te bewerken en goed te archiveren, en je klant kan hem direct doorzetten naar de boekhouding.
Voeg een betaalmogelijkheid toe als dat kan. Een factuur met een betaallink of QR-code wordt sneller betaald dan een factuur waarbij je klant zelf het rekeningnummer en het factuurnummer moet overtypen.
Bewaar elke verstuurde factuur zeven jaar, want dat is de bewaarplicht voor je administratie. Voor gegevens over onroerende zaken loopt die termijn op tot tien jaar.
Moet je facturen straks elektronisch versturen?
Elektronisch facturen versturen wordt de komende jaren stap voor stap verplicht. Richting de Nederlandse overheid is het dat al: wie aan de rijksoverheid levert, stuurt zijn factuur via het Peppol-netwerk.
Voor zakelijke klanten onderling geldt die plicht in Nederland nog niet. De Europese ViDA-richtlijn maakt e-facturatie vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties, en Nederland werkt aan een bredere verplichting op basis van Peppol met een gefaseerde invoering in de jaren daarna.
Je merkt het nu al als je over de grens levert. België verplicht Peppol voor zakelijke facturen sinds 1 januari 2026, Frankrijk volgt in september 2026 en Duitsland kent een gefaseerde plicht in 2027 en 2028. Belgische en Franse klanten vragen daardoor nu al om een echte e-factuur.
Belangrijk verschil: een pdf mailen is geen e-facturatie. Bij een echte e-factuur verstuur je een gestructureerd bestand dat het systeem van je klant automatisch inleest, zonder dat iemand gegevens overtypt.
Een factuur maken zonder KVK-nummer
Een factuur maken zonder KVK-nummer kan, zolang je wel een btw-identificatienummer hebt. Je vermeldt dan alle verplichte gegevens behalve het KVK-nummer, want dat heb je in die situatie niet.
Dit speelt bij ondernemers die zich niet kunnen inschrijven in het Handelsregister, bijvoorbeeld bij een informele vereniging of bij activiteiten die volgens het Handelsregister geen onderneming vormen. Zij melden zich bij de Belastingdienst en krijgen daar hun btw-nummer.
Lever je eenmalig iets als particulier, zonder onderneming en zonder btw-nummer, dan maak je geen factuur maar een kwitantie. Daarop zetten jij en je opdrachtgever allebei je naam, wat er geleverd is, de datum en het betaalde bedrag.
Snel een factuur maken met GoDutch
Met GoDutch maak je je factuur op dezelfde plek waar het geld binnenkomt. GoDutch is geen bank, maar een alles-in-één zakelijke rekening, en facturen sturen zit gewoon in de app.
Je stelt je logo, btw-nummer, KVK-nummer en adres één keer in, plus een vaste opbouw voor je factuurnummers. Daarna loopt de nummering automatisch door en worden subtotaal, btw en totaal per regel voor je berekend.
Je klant krijgt een mail namens jou met een betaalpagina, zodat hij direct kan betalen zonder je rekeningnummer over te typen. In het overzicht zie je per factuur of hij openstaat, binnen zeven dagen vervalt, te laat is of betaald, en je exporteert alles als csv voor je boekhouding.
Bekijk wat GoDutch voor je regelt en stuur je volgende factuur inclusief betaallink, met je btw en je nummering automatisch op orde.
FAQ
Veelgestelde vragen over een factuur maken
Mag je zelf een factuur maken?
Je mag zelf een factuur maken, er is geen goedkeuring of speciaal programma voor nodig. Zolang alle verplichte gegevens erop staan en het factuurnummer doorloopt, is een zelfgemaakte factuur net zo geldig als een factuur uit dure software. Wil je zien hoe zo'n factuur eruitziet, bekijk dan ons factuur voorbeeld.
Hoe maak je een simpele factuur?
Een simpele factuur maak je door de verplichte gegevens in een vaste indeling te zetten: jouw gegevens en die van je klant bovenaan, daaronder de regels met omschrijving, aantal en prijs, en onderaan het subtotaal, de btw en het totaal. Eenvoud zit in de opmaak, niet in het weglaten van gegevens.
Kun je een factuur laten maken door je boekhouder?
Je kunt een factuur laten maken door je boekhouder, maar in de praktijk doen de meeste ondernemers het zelf. Je boekhouder werkt achteraf met de facturen die jij verstuurt. Wel kun je hem toegang geven tot je administratie, zodat hij meekijkt en de btw-aangifte klopt.
Kun je een factuur maken op je telefoon?
Een factuur maken op je telefoon kan met een app of online tool die je factuurgegevens al kent. Je vult de regels in, controleert het voorbeeld en verstuurt hem direct naar je klant. Met een sjabloon in Word of Excel lukt dat niet, omdat je dan een computer nodig hebt om het bestand op te maken.
Hoe lang moet je een factuur bewaren?
Je bewaart facturen zeven jaar, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt. Dat is de wettelijke bewaartermijn voor je administratie. Gaat het om gegevens over onroerende zaken, dan loopt de termijn op tot tien jaar.
Mag je een factuur maken als particulier?
Als particulier maak je geen factuur, omdat een factuur hoort bij een onderneming met een btw-nummer. Lever je eenmalig iets zonder ondernemer te zijn, dan geef je een kwitantie als betaalbewijs. Ga je structureel leveren, dan word je ondernemer en schrijf je je in bij KVK.
