Een onkostenvergoeding lijkt eenvoudig: je medewerker schiet iets voor, jij betaalt het terug. Tot de Belastingdienst langskomt en concludeert dat je jarenlang belast loon hebt uitbetaald zonder er loonheffing over af te dragen.
Wat mag je precies onbelast vergoeden? Welke bedragen gelden er in 2026? En wat moet je vastleggen om een naheffing te voorkomen? In dit artikel vind je een helder overzicht van de regels, de actuele bedragen en de valkuilen, ook als je dga bent, zzp'er of bestuurder van een stichting.
Wat is een onkostenvergoeding?
Een onkostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever betaalt voor kosten die een werknemer maakt om zijn functie uit te oefenen. Denk aan reiskosten, een opleiding of uitgaven tijdens een zakenreis.
Fiscaal gelden deze vergoedingen als indirecte loonkosten: ze komen bovenop het salaris, maar ze hangen af van de situatie van de individuele werknemer. De werknemer declareert de kosten eerst, daarna betaal jij ze uit. Wil je meer weten over de fiscale kant van ondernemen, bekijk dan de belastingregels voor ondernemers.
Een onkostenvergoeding is niet wettelijk verplicht. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen wel afspraken staan die je bindt. Zonder cao bepaal je zelf of en hoeveel je vergoedt, zolang je je aan de fiscale spelregels houdt.
Wat zijn onkosten?
Onkosten zijn uitgaven die iemand doet voor het werk en die niet tot het normale privéleven horen. Het gaat om kosten met een zakelijk karakter: de trein naar een klant, een parkeerkaartje bij een afspraak, materiaal dat nodig is om het werk te doen.
Kosten die iedereen sowieso maakt, zoals gewone kleding of de dagelijkse lunch thuis, vallen daar niet onder. Dat onderscheid bepaalt of je iets onbelast mag vergoeden of niet.
Wat valt er onder een onkostenvergoeding?
De kosten die werknemers declareren, lopen sterk uiteen per functie en per bedrijf. Dit zijn de posten die in de praktijk het vaakst terugkomen:
Reiskosten: woon-werkverkeer en zakelijke ritten met eigen vervoer of openbaar vervoer.
Thuiswerkkosten: extra kosten voor energie, koffie, water en het gebruik van de thuiswerkplek.
Opleiding en studie: cursussen, vakliteratuur en bijscholing die de werknemer nodig heeft voor zijn werk of om aan het werk te blijven.
Tijdelijk verblijf: overnachtingen, maaltijden en verblijfskosten tijdens zakenreizen of tijdelijke werkzaamheden elders.
Noodzakelijke apparatuur: gereedschap, een laptop, telefoon of tablet die aantoonbaar nodig is voor de functie.
Werkkleding: kleding die uitsluitend geschikt is voor het werk of voorzien is van een bedrijfslogo.
Representatiekosten: zakelijke lunches, diners en attenties met een duidelijk zakelijk doel.
Wanneer is een onkostenvergoeding belast en wanneer onbelast?
Het uitgangspunt van de wet is streng: alles wat je aan een werknemer betaalt of verstrekt, is loon. Ook een vergoeding voor kosten. Pas als een vergoeding onder een specifieke uitzondering valt, mag die onbelast blijven.
Dat verklaart waarom werkgevers hier zo vaak op worden gecorrigeerd: de vergoeding zelf is niet het probleem, de onderbouwing van de uitzondering is dat wel.
Belaste onkostenvergoeding
Een belaste onkostenvergoeding telt mee als loon. Je houdt er loonheffing en premies op in, precies zoals bij het salaris. Dit speelt vooral bij kosten die eigenlijk privé zijn: gewone kleding, schoenen, persoonlijke verzorging of een telefoonabonnement dat vooral privé wordt gebruikt.
In de praktijk komt een belaste vergoeding weinig voor, omdat de meeste zakelijke kosten juist onder een uitzondering vallen.
Krijgt de werknemer een onbelaste vergoeding, dan is dat een nettobedrag: er gaat niets meer vanaf. Een belaste vergoeding is een brutobedrag, waar de werknemer netto dus minder van overhoudt.
Onbelaste onkostenvergoeding: vier routes
Er zijn vier routes waarlangs een vergoeding onbelast bij je werknemer terechtkomt. Ze werken allemaal anders en dat verschil bepaalt of de vergoeding je fiscale ruimte opeet of niet:
Intermediaire kosten: je werknemer schiet iets voor dat van jou is of voor jouw rekening komt, zoals kantoorartikelen of tanken met de auto van de zaak. Dit is helemaal geen loon, kent geen maximum en gaat niet ten koste van je vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingen: kosten die de wet expliciet aanwijst als onbelast, zoals zakelijke reiskosten, thuiswerken, opleiding, tijdelijk verblijf en noodzakelijke apparatuur. Ook deze kosten je geen vrije ruimte, mits je aan de voorwaarden voldoet.
Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek zelf die op nul worden gewaardeerd, zoals koffie, de inrichting van de werkplek en werkkleding met logo.
Vrije ruimte: alles wat niet in de eerste drie routes past, kun je aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in een budget dat een percentage van je loonsom is. Denk aan een kerstpakket, een bedrijfsuitje of een netto bonus.
Deze vier routes samen vormen de werkkostenregeling, kortweg wkr. Die regeling is sinds 2015 verplicht voor iedere werkgever. Je kunt er dus niet voor kiezen om hem niet toe te passen, je kunt hem alleen goed of slecht gebruiken.
Hoeveel onkostenvergoeding mag je onbelast geven in 2026?
De hoogte van wat je onbelast mag vergoeden hangt af van de route. Voor de vrije ruimte geldt een percentage van je totale fiscale loonsom, voor de gerichte vrijstellingen gelden vaste bedragen per dag of per kilometer. Dit zijn de bedragen die in 2026 gelden.
Onderdeel | 2026 |
Vrije ruimte tot € 400.000 loonsom | 2,00% |
Vrije ruimte boven € 400.000 loonsom | 1,18% |
Eindheffing bij overschrijding | 80% |
Thuiswerkvergoeding per dag | € 2,45 |
Kilometervergoeding per kilometer | € 0,25 |
Doelmatigheidsgrens per werknemer per jaar | € 2.400 |
Een voorbeeld maakt het concreet. Bij een loonsom van € 300.000 is je vrije ruimte 2% daarvan, dus € 6.000. Blijf je daaronder met alles wat je hebt aangewezen, dan betaal je niets. Kom je uit op € 7.000, dan betaal je 80% eindheffing over de € 1.000 die erboven zit. Dat is € 800 extra, over een bedrag dat je al had uitgegeven.
De kilometervergoeding en de thuiswerkvergoeding zijn gerichte vrijstellingen, dus die eten je vrije ruimte niet op. Let op dat je per werknemer per dag moet kiezen: reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding, niet allebei.
Voor een zakelijke rit die geen woon-werkverkeer is, mag de combinatie wel. Alles over de voorwaarden en de berekening staat in het artikel over de reiskostenvergoeding voor werknemers.
Vaste onkostenvergoeding of declareren op basis van bonnetjes?
Voor de uitvoering heb je grofweg de keuze tussen een vast maandbedrag en declareren per bonnetje. Beide mogen onbelast, maar ze vragen iets heel anders van je administratie. De keuze bepaalt ook hoe kwetsbaar je bent bij een controle.
Vaste onkostenvergoeding en het verplichte kostenonderzoek
Een vaste onkostenvergoeding is een vast bedrag per maand waarmee je meerdere kleine kostenposten in één keer afdekt. Administratief is dat prettig, maar de Belastingdienst stelt er een harde eis aan: je moet de vergoeding onderbouwen naar aard en veronderstelde omvang, op basis van een steekproef naar de werkelijk gemaakte kosten.
In de praktijk laat je een representatieve groep werknemers drie maanden lang hun uitgaven bijhouden en bepaal je op basis daarvan het bedrag per kostencategorie.
Ontbreekt dat kostenonderzoek bij een controle, dan is de conclusie belast loon. De discussie gaat op dat moment niet meer over de vraag of je werknemer die kosten echt maakte, want zonder onderzoek is dat fiscaal niet relevant. Herhaal het onderzoek periodiek en pas de vergoeding aan zodra de omstandigheden of de functie van de werknemer veranderen.
Declareren op basis van werkelijke kosten
Bij declareren op basis van werkelijke kosten levert je werknemer bonnen en facturen in bij een declaratieformulier. Je vergoedt precies wat er is uitgegeven.
Dat kost meer verwerkingstijd, maar de onderbouwing zit automatisch in je administratie, want elk bedrag heeft een bon. Voor kosten die per maand sterk verschillen, zoals zakenreizen, is dit vrijwel altijd de veiligste route.
Combineer je beide vormen, let dan op dubbele vergoeding. Kosten die al in het vaste bedrag zitten, mag je werknemer niet nog een keer los declareren.
Wat gebeurt er bij ziekte?
Bij ziekte mag je een vaste onkostenvergoeding nog één maand doorbetalen. Daarna geldt de vergoeding als belast loon, en dat is logisch: je werknemer maakt de kosten immers niet meer.
Een uitzondering geldt voor kosten die aantoonbaar doorlopen, zoals een jaarabonnement op een vakblad dat niet tijdig opgezegd kan worden. Die mag je onbelast blijven vergoeden.
Hoe voorkom je een naheffing op onkostenvergoedingen?
Een fout in een onkostenvergoeding is zelden een klein bedrag. De Belastingdienst rekent bij een foutieve declaratie namelijk door: de maandelijkse vergoeding maal het aantal werknemers, maal twaalf maanden, maal vijf jaar.
Een vergoeding van € 50 per maand voor tien werknemers wordt zo een correctie van € 30.000, nog los van boete en belastingrente. Met deze punten houd je het op orde:
Leg per categorie vast: splits de vergoeding uit naar reiskosten, representatie, telefoon en overige posten, zodat je per post kunt onderbouwen waar het bedrag vandaan komt.
Stel een declaratiereglement op: zet erin wat wel en niet declarabel is, hoe werknemers aanleveren en binnen welke termijn.
Laat snel declareren: vraag om declaraties kort na de uitgave en niet pas aan het einde van het jaar, dan zijn bonnen nog compleet.
Controleer meteen: keur declaraties direct goed of af en koppel fouten terug, zodat dezelfde fout niet twaalf maanden doorloopt.
Monitor je vrije ruimte tussentijds: kijk gedurende het jaar hoeveel ruimte je nog hebt, niet pas bij de jaarafsluiting als bijsturen niet meer kan.
Let daarnaast op de gebruikelijkheidstoets. Wat je aanwijst als eindheffingsloon mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert daarbij een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar: tot dat bedrag onderneemt de fiscus geen actie.
Die grens staat niet in de wet maar is handhavingsbeleid. Gericht vrijgestelde vergoedingen tellen er niet in mee, want daarvoor geldt de toets niet.
Onkostenvergoeding als dga of zzp'er
De regels rond onkostenvergoedingen worden bijna altijd uitgelegd vanuit een bedrijf met personeel. Werk je voor jezelf, dan is de vraag net even anders: mag je jezelf iets onbelast vergoeden? Het antwoord verschilt volledig per rechtsvorm.
Als dga vergoed je jezelf via de werkkostenregeling
Ben je directeur-grootaandeelhouder, dan ben je in loondienst van je eigen bv en dus gewoon werknemer. De werkkostenregeling geldt daarmee ook voor jou. Bij een fiscaal loon van € 60.000 is je vrije ruimte 2%, dus € 1.200 die je jezelf onbelast kunt uitkeren.
Daarnaast kun je gebruikmaken van de gerichte vrijstellingen voor bijvoorbeeld reiskosten, thuiswerken en noodzakelijke apparatuur. Heb je meerdere vennootschappen, dan is de concernregeling interessant.
De vrije ruimte wordt dan niet per bv berekend maar over het totale fiscale loon van alle vennootschappen samen, waardoor ongebruikte ruimte in de werkmaatschappij beschikbaar blijft. Meer over de opzet daarvan lees je op de pagina over een zakelijke rekening voor je holding.
Verwar een onkostenvergoeding niet met geld dat je uit je bv haalt via de rekening-courant als dga: dat eerste is een vergoeding voor gemaakte kosten via de loonadministratie, het tweede is in feite een lening van je eigen vennootschap.
Als zzp'er geef je jezelf geen onkostenvergoeding
Heb je een eenmanszaak, dan kun je jezelf geen onkostenvergoeding geven. Er is geen werkgever en geen werknemer, dus de werkkostenregeling is niet van toepassing. Zakelijke uitgaven haal je van je winst af als aftrekbare zakelijke kosten, wat fiscaal een heel ander mechanisme is.
Krijg je als zzp'er wel een onkostenvergoeding van een opdrachtgever, bijvoorbeeld voor reiskosten of materiaal? Dan is dat gewoon omzet. Je zet het op je factuur, rekent er btw over waar dat van toepassing is en de kosten zelf trek je af van je winst.
Onkostenvergoeding voor vrijwilligers en bestuurders
Werk je met vrijwilligers, bijvoorbeeld in een stichting, vereniging of vve, dan geldt een aparte regeling. In 2026 mag je een vrijwilliger van 21 jaar of ouder maximaal € 5,75 per uur betalen, en € 3,40 per uur bij vrijwilligers onder de 21. Daarbij gelden harde maxima van € 220 per maand en € 2.200 per jaar. In 2024 en 2025 lag het jaarmaximum nog op € 2.100.
Let op de optelregel: krijgt de vrijwilliger naast de vergoeding voor zijn inzet ook een onkostenvergoeding, dan telt de Belastingdienst die bedragen bij elkaar op. Kom je boven één van de maxima uit, dan is de hele vergoeding belast, niet alleen het meerdere.
Wil je meer betalen zonder heffing, dan kan dat alleen als vergoeding van werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten. Voorwaarde voor de regeling is verder dat je organisatie niet vennootschapsbelastingplichtig of daarvan vrijgesteld is, of dat het gaat om een sportvereniging, sportstichting of anbi.
Hoe je de geldzaken van zo'n organisatie praktisch regelt, lees je op de pagina over een zakelijke rekening voor een stichting.
Onkosten regelen zonder dat iemand hoeft voor te schieten
Het grootste deel van het gedoe rond onkostenvergoedingen ontstaat op één moment: als iemand privé betaalt voor iets zakelijks. Vanaf dat moment moet er een bon bewaard worden, een declaratie ingediend, een goedkeuring gegeven en een betaling verwerkt.
En als er onderweg iets misgaat, staat de onderbouwing van je vergoeding op losse schroeven. Met de zakelijke rekening van GoDutch laat je die uitgave niet meer privé ontstaan. Je geeft je team virtuele Mastercards of fysieke Debit Mastercards met eigen limieten, zodat elke uitgave meteen op de zakelijke rekening staat.
Bonnetjes scan je in seconden in de app of stuur je door per mail, je uitgavenoverzichten lopen automatisch mee en je koppelt alles aan boekhoudsoftware zoals Exact, Snelstart, Twinfield, Yuki of Jortt. Zo houd je realtime zicht op wie wat uitgeeft en staat je administratie klaar op het moment dat de Belastingdienst erom vraagt.
Snel je zakelijke uitgaven onder controle
Wil je af van voorgeschoten bedragen en zoekgeraakte bonnetjes? Bekijk wat je regelt met de zakelijke rekening van GoDutch, aangevraagd in 3 minuten en met je IBAN en kaart binnen 1 dag. Je kiest zelf hoeveel kaarten je nodig hebt en welke limieten daarop staan.
FAQ
Veelgestelde vragen over de onkostenvergoeding
Wat is de maximale onkostenvergoeding?
Er is geen vast maximumbedrag voor een onkostenvergoeding. Hoeveel je onbelast mag geven hangt af van de route: intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen kennen geen plafond in de vrije ruimte, terwijl je vrije ruimte in 2026 uitkomt op 2,00% van de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven. Ga je daaroverheen, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
Is een onkostenvergoeding verplicht?
Een onkostenvergoeding is niet verplicht. Wat wel verplicht is, is de werkkostenregeling: die moet iedere werkgever toepassen op alles wat hij vergoedt of verstrekt. Of je überhaupt kosten vergoedt, bepaal je zelf, tenzij een cao of arbeidsovereenkomst je daartoe verplicht.
Wordt een onkostenvergoeding netto of bruto uitbetaald?
Een onkostenvergoeding wordt netto uitbetaald als die onbelast is: het bedrag komt volledig bij je werknemer terecht. Is de vergoeding belast, dan gaat het om een brutobedrag waarop je loonheffing en premies inhoudt.
Mag je reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding op dezelfde dag geven?
Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding mag je per werknemer niet op dezelfde dag allebei onbelast toepassen. Je kiest per dag welke van de twee je vergoedt. Maakt je werknemer die dag een zakelijke rit die geen woon-werkverkeer is, dan mag je de thuiswerkvergoeding daar wel mee combineren.
Telt een onkostenvergoeding mee als loon?
Een onkostenvergoeding telt mee als loon zodra die niet onder een van de vier onbelaste routes valt. Voor dga's is dat extra relevant: vergoedingen die je in de vrije ruimte onderbrengt en die niet gericht zijn vrijgesteld, tellen mee bij het vaststellen van je gebruikelijk loon.
