Btw-nummer aanvragen
Een btw-nummer aanvragen werkt in Nederland anders dan de meeste starters verwachten: je dient geen losse aanvraag in, maar krijgt je btw-nummer automatisch nadat je je hebt ingeschreven bij KVK.
De Belastingdienst beoordeelt zelf of je ondernemer bent voor de btw en stuurt je daarna je nummers per post. Hieronder lees je hoe die route loopt, wat je vooraf klaar moet hebben, hoe lang het duurt en wat je als inschrijver bij KVK niet kan.
Hoe kom je aan een btw-nummer?
Je komt aan een btw-nummer door je bedrijf in te schrijven in het Handelsregister van KVK. KVK geeft die inschrijving door aan de Belastingdienst, en die kent je het nummer toe.
Er bestaat dus geen apart aanvraagformulier voor ondernemers die zich gewoon kunnen inschrijven. Tijdens je inschrijving geef je aan welke rechtsvorm je kiest en wat je gaat doen, en die gegevens zijn genoeg voor de beoordeling.
Je hoeft je ook niet zelf bij de Belastingdienst te melden. KVK stuurt je gegevens automatisch door, waarna de brief met je nummers vanzelf op de mat valt.
Dat betekent tegelijk dat je het proces niet kunt versnellen door de Belastingdienst te bellen. De volgorde ligt vast: eerst de inschrijving, dan de beoordeling, dan de brief met je nummers.
Wat heb je nodig voordat je een btw-nummer krijgt?
Voordat je een btw-nummer krijgt, moet je inschrijving bij KVK rond zijn. Die inschrijving bereid je online voor en rond je af tijdens een afspraak op een KVK-kantoor, waar een medewerker je gegevens en je identiteitsbewijs controleert.
Zorg dat je het volgende klaar hebt liggen voordat je begint:
Een geldig identiteitsbewijs: een paspoort, Nederlandse identiteitskaart of rijbewijs dat geldig is op de dag van je afspraak.
Een DigiD: hiermee log je in om de online voorbereiding in te vullen.
Een vestigingsadres: het adres waarop je onderneming staat ingeschreven, ook als je geen klanten ontvangt.
Een handelsnaam: controleer vooraf in het Handelsregister of de naam die je wilt voeren nog beschikbaar is.
Een startdatum: de datum waarop je begint met je activiteiten of je eerste verplichtingen aangaat.
Een bedrijfsomschrijving: op basis hiervan bepaalt de KVK-medewerker samen met jou de passende SBI-code.
Die bedrijfsomschrijving is belangrijker dan hij lijkt. De Belastingdienst gebruikt jouw activiteiten om te bepalen of je ondernemer bent voor de btw, dus een vage of te smalle omschrijving werkt in je nadeel.
Wie krijgt een btw-nummer van de Belastingdienst?
Een btw-nummer van de Belastingdienst krijg je als je volgens hen ondernemer bent voor de btw. Die toets staat los van je KVK-inschrijving: ingeschreven staan in het Handelsregister maakt je niet automatisch btw-plichtig.
De Belastingdienst kijkt onder meer of je zelfstandig werkt, of je regelmatig omzet maakt en of je ondernemersrisico loopt. Bij twijfel neemt de Belastingdienst contact met je op voordat er een beslissing valt.
Werk je in een branche die is vrijgesteld van btw, zoals de zorg, het onderwijs of de kinderopvang, dan krijg je meestal wel een nummer. Je brengt alleen geen btw in rekening, doet geen btw-aangifte en kunt de btw op je aankopen niet terugvragen.
Vanaf het moment dat je bent ingeschreven, ziet de Belastingdienst je als ondernemer. Heb je in een kwartaal geen omzet gedraaid, dan doe je gewoon een nul-aangifte in plaats van niets.
Welke twee btw-nummers krijg je als ondernemer?
Als ondernemer krijg je twee btw-nummers: een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Ze komen vaak in twee losse brieven binnen en hebben elk een eigen doel.
Je btw-id is het openbare nummer. Dat zet je op je facturen, je briefpapier en je website, en je gebruikt het bij handel binnen de Europese Unie. Het bestaat uit de landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers.
Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen richting de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte of een telefoontje met de BelastingTelefoon. Heb je een eenmanszaak, houd dat nummer dan voor jezelf: je burgerservicenummer zit erin verwerkt.
Dat onderscheid bestaat sinds 2020 en is er precies om die reden gekomen. Voor eenmanszaken was het oude btw-nummer rechtstreeks van het burgerservicenummer afgeleid, waardoor elke factuur een privacyrisico werd.
Bij een bv, stichting of vof zijn beide nummers afgeleid van het RSIN van de rechtspersoon. Ook dan geldt de werkverdeling: het btw-id naar buiten, het omzetbelastingnummer richting de Belastingdienst.
Wat is het verschil tussen je btw-nummer en je KVK-nummer?
Je btw-nummer en je KVK-nummer zeggen iets anders over je bedrijf en komen van een andere instantie. Het KVK-nummer bewijst dat je staat ingeschreven in het Handelsregister, het btw-nummer dat je ondernemer bent voor de btw.
Je KVK-nummer krijg je direct bij je inschrijving en bestaat uit acht cijfers. Je btw-id volgt later, komt van de Belastingdienst en begint altijd met NL.
Op je factuur horen ze allebei thuis. Klanten gebruiken je KVK-nummer om te controleren of je bedrijf bestaat en je btw-id om te zien dat je btw mag rekenen.
Hoe lang duurt het voordat je btw-nummer binnen is?
Meestal duurt het twee weken voordat je btw-nummer binnen is, gerekend vanaf de startdatum die je bij KVK hebt opgegeven. Je ontvangt het per brief, samen met de uitleg over je btw-verplichtingen.
Schrijf je je ruim voor je startdatum in, dan wacht je dus langer dan twee weken op de brief. De Belastingdienst rekent vanaf het moment dat je onderneming officieel loopt, niet vanaf je afspraak bij KVK.
Raakt die brief zoek, dan hoef je niets opnieuw te regelen. Je vindt je nummer terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk onder het kopje Btw, en in dit artikel over een btw-nummer opzoeken staat stap voor stap waar je moet kijken.
Zolang je nog geen nummer hebt, mag je geen btw op je facturen zetten. Wacht dus met factureren tot de brief er is, of stem met je opdrachtgever af dat je de factuur kort na je start verstuurt.
Hoe krijgt jouw rechtsvorm een btw-nummer?
Welke route je btw-nummer aflegt, hangt af van je rechtsvorm. De beoordeling door de Belastingdienst is voor iedereen gelijk, maar het moment waarop de inschrijving binnenkomt verschilt per juridische vorm.
Btw-nummer voor een eenmanszaak
Voor een eenmanszaak loopt het via je eigen inschrijving bij KVK. Je vult de online voorbereiding in, maakt een afspraak en rondt de inschrijving daar af.
Daarna stuurt KVK de gegevens door en ontvang je van de Belastingdienst twee brieven: een met je btw-id en een met je omzetbelastingnummer. Een eigenaar kan maar één eenmanszaak hebben, maar wel meerdere handelsnamen en activiteiten onder datzelfde nummer.
Btw-nummer voor een bv
Bij een bv verloopt de inschrijving via de notaris die de vennootschap opricht. De notaris schrijft de bv in het Handelsregister in, waarna dezelfde route volgt: de Belastingdienst beoordeelt het ondernemerschap en stuurt de nummers per post naar het vestigingsadres.
Heb je een holdingstructuur, dan krijgt elke bv in principe een eigen btw-id. Vormen ze samen een fiscale eenheid voor de omzetbelasting, dan delen ze één omzetbelastingnummer terwijl elke bv haar eigen btw-id op facturen blijft gebruiken.
Btw-nummer voor een vof of maatschap
Een vof of maatschap schrijf je zelf in bij KVK, met de gegevens van alle vennoten of maten. Ook hier volgt de brief van de Belastingdienst doorgaans binnen twee weken.
Het btw-id en het omzetbelastingnummer zijn afgeleid van het RSIN van het samenwerkingsverband. Het nummer hoort dus bij de vof zelf en niet bij de individuele vennoten, die daarnaast een eigen inkomstenbelastingpositie houden.
Btw-nummer voor een stichting of vereniging
Een stichting of vereniging krijgt een btw-nummer als de Belastingdienst de activiteiten als ondernemerschap ziet. Veel verenigingen zonder winstoogmerk vallen daarbuiten en krijgen dan geen nummer.
Twijfelt de Belastingdienst, dan neemt zij contact op met het bestuur voordat er iets wordt toegekend. Verricht je organisatie zowel vrijgestelde als belaste activiteiten, dan krijg je wel een nummer en reken je alleen btw over het belaste deel.
Btw-nummer aanvragen zonder inschrijving bij KVK
Een btw-nummer aanvragen zonder inschrijving bij KVK kan met het formulier Opgaaf startende onderneming van de Belastingdienst. Die route geldt alleen als je je echt niet kunt inschrijven, niet als je liever geen KVK-nummer wilt.
De Belastingdienst noemt hiervoor een beperkt aantal situaties:
Stille maatschappen: samenwerkingsvormen zonder onderneming in het Handelsregister.
Informele verenigingen: verenigingen die niet bij KVK staan ingeschreven.
Eenmanszaken buiten de ondernemerscriteria: activiteiten die volgens het Handelsregister geen onderneming vormen.
Buitenlandse rechtsvormen: ondernemingen zonder vestiging in Nederland.
Fondsen voor gemene rekening: een aparte categorie die de Belastingdienst zelf benoemt.
Ook eigenaren van zonnepanelen die stroom terugleveren aan hun energieleverancier vallen onder deze route. Zij zijn ondernemer voor de btw zonder dat er een onderneming in het Handelsregister staat.
Voldoe je wel aan de ondernemerscriteria van KVK en schrijf je je toch niet in, dan handel je in strijd met de Handelsregisterwet. Dat is strafbaar op basis van de Wet Economische Delicten, dus de inschrijving overslaan is geen alternatieve route naar een btw-nummer.
Wat kost het aanvragen van een btw-nummer?
Het aanvragen van een btw-nummer kost niets. De Belastingdienst rekent geen kosten voor het toekennen van je btw-id of je omzetbelastingnummer, en er bestaat geen partij die je daarvoor mag laten betalen.
Wat je wel betaalt, is de eenmalige inschrijfvergoeding van KVK bij het inschrijven van je onderneming. Dat tarief wordt jaarlijks vastgesteld, dus controleer het actuele bedrag op kvk.nl voordat je een afspraak maakt.
Richt je een bv op, dan komen daar de kosten van de notaris bij. Voor eenmanszaken en vof's rekent KVK sinds 2013 geen jaarlijkse bijdrage meer, dus na de inschrijving lopen er geen vaste kosten door.
Kom je online een dienst tegen die aanbiedt je btw-nummer tegen betaling te regelen, dan betaal je dus voor iets dat je zelf gratis krijgt bij je inschrijving.
Wanneer heb je geen btw-nummer nodig?
Je hebt geen btw-nummer nodig als je omzet onder de registratiedrempel voor kleine ondernemers blijft. Die drempel ligt op 2.200 euro per kalenderjaar: blijf je daaronder, dan hoef je je niet als btw-ondernemer aan te melden.
Ga je daar in de loop van het jaar overheen, dan meld je je alsnog aan. Vanaf de datum waarop je je omzetbelastingnummer krijgt, factureer je met btw en doe je aangifte over de periodes daarna.
Blijft je omzet onder de 20.000 euro per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je krijgt dan gewoon je nummers, maar brengt geen btw in rekening en trekt ook geen btw af.
Die keuze is niet vrijblijvend. Meld je je aan voor de regeling, dan zit je er in beginsel drie jaar aan vast, tenzij je eerder boven de omzetgrens uitkomt.
Een extra btw-nummer aanvragen voor een nieuwe activiteit
Een extra btw-nummer aanvragen kan als je naast je bestaande onderneming een nieuwe activiteit start. Denk aan een tweede vestiging of een dienst die onder een ander btw-tarief valt.
Je vraagt dat tweede nummer aan bij de Belastingdienst en krijgt er ook een extra omzetbelastingnummer bij. Vanaf dat moment houd je voor die activiteit een aparte administratie bij en doe je een aparte btw-aangifte.
Geef de nieuwe activiteit ook door aan KVK, zodat je inschrijving klopt met wat je in de praktijk doet. Overleg met je boekhouder of een tweede nummer in jouw situatie verstandig is, want het levert ook extra werk op.
Verandert je rechtsvorm, bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv, dan krijg je sowieso nieuwe nummers. Pas je facturen, je website en je zakelijke communicatie dan op tijd aan.
Je btw-nummer binnen? Zo houd je je btw apart met GoDutch
Met je btw-nummer binnen begint het echte werk: de btw die je int, is niet van jou. Zonder duidelijke scheiding tussen je omzet en de btw die je moet afdragen, komt de aangifte elk kwartaal als een verrassing.
GoDutch is geen bank, maar een alles-in-één zakelijke rekening waarmee je precies die scheiding maakt. Je zet je btw opzij in een apart potje, scant je bonnetjes in de app en koppelt je boekhouding, zodat je per aangifte ziet wat er klaarstaat.
Wie net start, kan snel schakelen: je vraagt je zakelijke rekening openen in 3 minuten aan en hebt je IBAN en kaart binnen 1 dag. Loop je ergens tegenaan, dan zit er 24/7 iemand van vlees en bloed klaar.
Heb je je btw-nummer ontvangen of komt de brief er binnenkort aan? Dan is dit het moment om je zakelijke geldzaken meteen goed in te richten.
Bekijk wat GoDutch voor je regelt en zet vanaf je eerste factuur je btw apart, zonder gedoe met losse tools en spreadsheets.
FAQ
Veelgestelde vragen over een btw-nummer aanvragen
Kun je een btw-nummer aanvragen als particulier?
Als particulier kun je geen btw-nummer aanvragen. Een btw-nummer hoort bij een onderneming, niet bij een persoon. Werk je zelfstandig en voldoe je aan de ondernemerscriteria, dan schrijf je je in bij KVK. Kan dat niet, dan gebruik je het formulier Opgaaf startende onderneming van de Belastingdienst.
Hoeveel kost een btw-id?
Een btw-id kost niets. De Belastingdienst kent het nummer gratis toe nadat je je hebt ingeschreven en beoordeeld bent als ondernemer voor de btw. De enige kosten die je maakt, zijn de inschrijfvergoeding bij KVK en, bij een bv, de kosten van de notaris.
Hoe ziet een Nederlands btw-identificatienummer eruit?
Een Nederlands btw-identificatienummer begint met de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Bij een eenmanszaak zijn die negen cijfers willekeurig gekozen, zodat je burgerservicenummer er niet in terugkomt. Bij andere rechtsvormen is het nummer afgeleid van het RSIN.
Moet je je btw-nummer op je facturen vermelden?
Je btw-nummer vermeld je verplicht op je facturen, en ook op je website als je daar producten of diensten verkoopt. Gebruik daarvoor altijd je btw-id, nooit je omzetbelastingnummer. Ben je vrijgesteld of gebruik je de kleineondernemersregeling, dan gelden er andere factuureisen.
Wat gebeurt er met je btw-nummer als je stopt?
Als je stopt, vervalt je btw-nummer samen met je onderneming. Je schrijft je uit bij KVK en die geeft de uitschrijving door aan de Belastingdienst. De verwerking kan even duren, dus soms doe je na je laatste werkdag nog een btw-aangifte over de afgelopen periode.
Kun je de KOR aanmelden voordat je btw-nummer binnen is?
De KOR aanmelden kan pas nadat je btw-nummer binnen is, want de Belastingdienst koppelt je aanmelding aan dat nummer. Wacht dus op de brief en meld je daarna aan. In dit artikel over de kleineondernemersregeling lees je welke voorwaarden en gevolgen erbij horen.
