Wat moet er op een factuur staan?
Wat er op een factuur moet staan, ligt grotendeels vast in de wet: je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving en de btw. Die gegevens eist de Belastingdienst, zodat je factuur klopt voor de btw en je klant de btw kan aftrekken. In de situaties hieronder vermeld je soms meer, en soms juist minder.
Wat is een factuur?
Een factuur is het document waarmee je een levering van goederen of een dienst in rekening brengt bij je klant. Het legt vast wat je hebt geleverd, voor welk bedrag en wanneer, en vormt de basis van je btw-administratie.
Een factuur is meer dan een gewone rekening of kassabon: aan een factuur stelt de Belastingdienst vaste eisen, terwijl een kassabon alleen bij kleine bedragen als bewijs volstaat. Lever je aan een andere ondernemer, dan ben je verplicht een factuur te sturen.
Verplichte gegevens op een factuur
De verplichte gegevens op een factuur zijn vastgelegd door de Belastingdienst en zijn voor elke rechtsvorm gelijk. Ontbreekt er een, dan is je factuur formeel ongeldig voor de btw. Dit hoort er altijd op:
Je naam en adres: je volledige naam of handelsnaam zoals ingeschreven bij de KVK, met een fysiek adres, want een postbus volstaat niet.
De gegevens van je klant: de naam en het adres van de partij aan wie je levert.
Je btw-identificatienummer: het btw-id dat je na inschrijving bij de KVK van de Belastingdienst krijgt, niet te verwarren met je omzetbelastingnummer.
Je KVK-nummer: het nummer waaronder je onderneming in het handelsregister staat.
Een uniek factuurnummer: een opeenvolgend nummer dat maar één keer voorkomt; meerdere reeksen mogen.
De factuurdatum: de dag waarop je de factuur opmaakt en verstuurt.
De leverdatum: de dag waarop je de goederen of dienst hebt geleverd.
Een omschrijving: wat je hebt geleverd en in welke hoeveelheid.
De btw-gegevens: het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag in euro's en eventuele kortingen.
Je rekeningnummer hoeft er wettelijk niet op, maar vrijwel iedereen vermeldt het zodat de klant weet waarheen te betalen. Gebruik daarvoor het IBAN van je zakelijke rekening, want dat houdt je zakelijke en privébetalingen netjes gescheiden.
Welke datums moeten op een factuur staan?
Op een factuur staan verplicht twee datums: de factuurdatum en de leverdatum. De factuurdatum is de dag waarop je de factuur opmaakt; de leverdatum de dag waarop je hebt geleverd. Die twee vallen lang niet altijd samen.
Je stuurt een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. De factuurdatum bepaalt namelijk in welk tijdvak je de btw aangeeft. De vervaldatum, de uiterste betaaldag voor je klant, is niet verplicht maar voorkomt discussie over wanneer betaald moet zijn.
Aanvullende gegevens op een factuur
Naast de verplichte gegevens zet je vaak aanvullende gegevens op een factuur die het betalen soepeler maken. De bekendste zijn je IBAN, een betalingstermijn, een referentie en soms een PO-nummer. Verplicht zijn ze niet, maar ze schelen jou en je klant navraag achteraf.
Wat is een referentie op een factuur?
Een referentie op een factuur is een kenmerk waarmee je klant de betaling aan de juiste factuur koppelt. Denk aan een betalingskenmerk, een klantnummer of een projectcode. De klant neemt die referentie mee bij de overboeking, zodat jij de betaling direct terugvindt in je administratie.
Wat is een PO-nummer op een factuur?
Een PO-nummer op een factuur is het inkoopordernummer dat je klant vooraf heeft afgegeven. Grotere bedrijven en de overheid werken ermee, omdat het je factuur koppelt aan een goedgekeurde inkooporder. Ontbreekt het nummer, dan blijft je factuur bij die partijen vaak liggen tot je het aanvult.
Wanneer zet je geen btw op je factuur?
Je zet geen btw op je factuur bij de kleineondernemersregeling (KOR), een btw-vrijstelling of een verlegde btw. Onder de KOR reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat je de regeling gebruikt; factureren mag dan wel, maar hoeft niet.
Heb je een vrijstelling, bijvoorbeeld voor bepaalde zorg of onderwijs, dan laat je de btw ook weg. Is de btw verlegd naar een zakelijke afnemer, dan vermeld je "btw verlegd" plus het btw-identificatienummer van je klant. Deze regels staan los van je rechtsvorm en gelden voor iedereen gelijk.
De vereenvoudigde factuur onder 100 euro
Een vereenvoudigde factuur mag als het totaalbedrag maximaal 100 euro inclusief btw is. Je laat dan gegevens weg die anders verplicht zijn, zoals de gegevens van je klant en een opeenvolgend factuurnummer.
Wel verplicht blijven je naam en adres, de datum, een omschrijving van de levering en het btw-bedrag. Een kassabon of tankbon telt zo als vereenvoudigde factuur. Bij leveringen naar het buitenland mag deze korte vorm niet, en ook een creditfactuur mag een vereenvoudigde factuur zijn.
Een factuur sturen naar het buitenland
Verstuur je een factuur naar het buitenland, dan komen er gegevens bij. Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan vermeld je diens btw-identificatienummer en de aantekening dat de btw is verlegd.
Bij een intracommunautaire levering van goederen binnen de EU reken je meestal 0% btw en verwijs je naar die regeling. De betaling zelf verstuur je via internationaal betalen met SEPA of SWIFT. Buiten de EU gelden eigen export- en douaneregels, en in alle gevallen moet op de factuur staan welke btw-regeling je toepast.
Hoelang moet je een factuur bewaren?
Een factuur bewaar je minimaal 7 jaar. Die bewaarplicht van de Belastingdienst geldt voor je hele administratie, dus voor de facturen die je stuurt en die je ontvangt. Bewaren mag digitaal of op papier, zolang de factuur compleet en leesbaar blijft. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, loopt de termijn op tot 10 jaar.
Facturen maken met GoDutch
Met GoDutch maak en verstuur je facturen die aan de eisen voldoen, inclusief terugkerende facturen, zonder apart factuurprogramma. Via uitgavenbeheer stuur je bonnen en facturen door naar je persoonlijke GoDutch-mailadres, waarna ze automatisch in je administratie belanden.
Aan de inkomende kant laat je inkomende facturen automatisch betalen: je uploadt een factuur en GoDutch leest het IBAN, het bedrag, de omschrijving en de referentie uit, zodat je niets overtypt en geen dubbele betalingen doet. Koppel je account aan boekhoudsoftware zoals Exact, Twinfield of Snelstart, dan lopen je transacties automatisch mee.
Open eenvoudig een zakelijke rekening bij GoDutch
Een zakelijke rekening bij GoDutch open je in 3 minuten, en je IBAN en kaart heb je binnen 1 dag. Je factureert, betaalt en automatiseert je administratie vanuit één app, met 24/7 hulp van echte mensen. Zo ben je minder tijd kwijt aan facturen en houd je tijd over om te ondernemen.
FAQ
Veelgestelde vragen over facturen
Is een factuur verplicht?
Een factuur is verplicht wanneer je aan een andere ondernemer levert. Aan een particulier ben je niet altijd verplicht een factuur te sturen, al is het wel netjes en handig voor je administratie. Ook zonder btw, bijvoorbeeld onder de KOR, mag en kun je gewoon factureren.
Moet mijn btw-nummer op de factuur staan?
Je btw-identificatienummer moet op elke factuur staan waarop je btw rekent. Let op: dat is het btw-id, niet je omzetbelastingnummer. Wordt de btw verlegd naar een zakelijke klant, dan vermeld je ook het btw-nummer van je klant op de factuur.
Wat als een verplicht gegeven op de factuur ontbreekt?
Ontbreekt een verplicht gegeven, dan is je factuur niet geldig voor de btw-administratie. Dat kan problemen geven bij een controle, en je klant kan de btw dan mogelijk niet aftrekken. Je lost het op door een correcte factuur of een creditfactuur te sturen.
Wat moet er op een factuur aan een particulier staan?
Op een factuur aan een particulier staan dezelfde gegevens als op een zakelijke factuur. Aan een particulier ben je niet altijd verplicht te factureren, maar doe je het wel, dan gelden de gewone factuureisen. Is het bedrag maximaal 100 euro inclusief btw, dan volstaat een vereenvoudigde factuur.
Mag ik een factuur in Word of Excel maken?
Je mag een factuur in Word of Excel maken zolang die aan de factuureisen voldoet. Nadeel is dat zo'n bestand makkelijk aan te passen is; een pdf of facturatiesoftware is veiliger en professioneler. De bewaarplicht van 7 jaar geldt ook voor digitale facturen.
Hoe corrigeer ik een fout op een factuur?
Een fout op een factuur corrigeer je met een creditfactuur. Daarop verwijs je naar het factuurnummer van de originele factuur en boek je het onjuiste bedrag terug. Daarna stuur je eventueel een nieuwe, correcte factuur. Was de foute factuur al betaald, dan betaal je het te veel betaalde terug of verreken je het.
