Wat is een SEPA-incasso?
Een SEPA-incasso is een gestandaardiseerde Europese betaalmethode waarmee een organisatie met toestemming van de klant automatisch een bedrag van diens rekening afschrijft. Die toestemming leg je vast in een machtiging, en de incasso kan eenmalig of doorlopend zijn. Er bestaan twee varianten: een standaardincasso voor consumenten en bedrijven, en een zakelijke incasso die alleen tussen bedrijven werkt.
Hoe werkt een SEPA-incasso?
Een SEPA-incasso werkt in vaste stappen: de klant geeft een machtiging, jij kondigt de afschrijving vooraf aan en levert daarna een incasso-opdracht aan. Die opdracht loopt via de bank van de incassant naar de bank van de klant, waarna het bedrag wordt afgeschreven en op jouw rekening wordt bijgeschreven.
Lukt de afschrijving niet, dan krijg je daarvan bericht terug. Om als ondernemer te kunnen incasseren heb je een zakelijke rekening nodig bij een aanbieder die automatische incasso ondersteunt, plus een incassocontract met een eigen incassant ID.
Je levert de incasso-opdrachten aan per variant en per sequentietype, dus gescheiden voor eenmalige en doorlopende incasso's. De eerste afschrijving van een doorlopende reeks meld je apart aan, waarna je elke vervolgincasso als terugkerende opdracht verwerkt.
De vooraankondiging aan je klant verstuur je minimaal 14 dagen voor de afschrijving, met het bedrag en de datum. Gaat er iets mis, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo of een terugboeking, dan verwerkt de bank dat als een aparte afwijkende transactie en ontvang je het bedrag niet of alsnog terug.
De soorten SEPA-incasso
De soorten SEPA-incasso vallen uiteen in twee schema's en twee sequentietypes. Het schema bepaalt wie je mag incasseren en of terugboeken mogelijk is; het sequentietype bepaalt of je eenmalig of herhaald afschrijft. Hieronder staan de standaardvariant, de zakelijke variant en het verschil tussen een doorlopende en eenmalige incasso.
Standaard SEPA-incasso (Core)
De standaard SEPA-incasso, ook Core genoemd, is bruikbaar voor zowel consumenten als bedrijven. De klant houdt bescherming: een afschrijving die niet klopt, mag hij tot 8 weken na de datum zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Daardoor is Core de meest gebruikte variant voor abonnementen en terugkerende facturen aan particulieren.
Zakelijke SEPA-incasso (B2B)
De zakelijke SEPA-incasso, ook B2B genoemd, werkt uitsluitend tussen bedrijven. Terugboeken is hier niet mogelijk, wat je meer zekerheid over de betaling geeft. Daar staat extra administratie tegenover: je klant moet de machtiging ook bij zijn eigen bank registreren voordat je mag incasseren.
Wat is een doorlopende SEPA-incasso?
Een doorlopende SEPA-incasso is een machtiging waarmee je meerdere keren mag afschrijven, bijvoorbeeld elke maand of elk jaar. Bij een eenmalige incasso schrijf je juist één keer af en vervalt de machtiging daarna. Kies doorlopend voor vaste contracten en abonnementen, en eenmalig voor een losse betaling.
Wat is een SEPA-incasso machtiging?
Een SEPA-incasso machtiging is de vastgelegde toestemming waarmee een klant jou en zijn bank toestaat om bedragen af te schrijven.
Zonder geldige machtiging mag je niet incasseren, en een afschrijving zonder machtiging kan de klant tot 13 maanden later laten terugdraaien via een Melding Onterechte Incasso. Volgens Betaalvereniging Nederland moet de machtiging aan vaste eisen voldoen en digitaal in je administratie bewaard blijven.
Je legt de machtiging vast op papier of via een erkende digitale incassomachtiging bij je bank. Een gewoon vinkje op een website geldt niet als rechtsgeldige toestemming, dus zorg voor een echte handtekening of de digitale variant.
Wat moet er op een SEPA-machtiging staan?
Op een SEPA-machtiging staan altijd dezelfde verplichte gegevens, duidelijk gescheiden van de rest van het formulier. De belangrijkste onderdelen zijn:
Titel met SEPA: de kop vermeldt het type, bijvoorbeeld doorlopende of eenmalige SEPA-machtiging.
Incassant ID en machtigingskenmerk: je unieke incassant ID plus een kenmerk van maximaal 35 tekens dat per machtiging uniek is.
Gegevens van de klant: de naam, het adres waar vereist en de IBAN van de rekeninghouder die je incasseert.
Toestemmingstekst en handtekening: de vaste tekst die de afschrijving autoriseert, met plaats, datum en ondertekening.
Wat is een incassant ID?
Een incassant ID is het unieke nummer waarmee je in het hele SEPA-gebied herkenbaar bent als partij die mag incasseren. Voor Nederlandse ondernemingen bestaat het uit 19 tekens en is het afgeleid van je KvK-nummer.
Je krijgt het incassant ID bij het afsluiten van een Europees incassocontract met je bank of betaalprovider, en je stuurt het mee bij elke incasso-opdracht.
Hoe start je zelf met SEPA-incasso?
Je start met SEPA-incasso door eerst het incasseren te regelen bij je bank of betaalprovider en daarna machtigingen te verzamelen. De belangrijkste stappen op een rij:
Regel een incassocontract: vraag een Europees incassocontract aan bij je bank of aanbieder en ontvang je incassant ID.
Stel een machtiging op: maak een machtigingsformulier dat aan de SEPA-eisen voldoet en laat je klant tekenen.
Verstuur de vooraankondiging: informeer je klant minimaal 14 dagen vooraf over het bedrag en de datum.
Lever de incasso-opdracht aan: verstuur de opdracht via je aanbieder of boekhoudsoftware, gescheiden per variant en sequentietype.
Gebruik je nu nog een andere aanbieder, dan neemt een overstapservice je lopende incasso's mee bij het overstappen naar een andere zakelijke rekening. Zo lopen je afschrijvingen door en hoef je bestaande betaalafspraken niet opnieuw in te richten.
Kun je een SEPA-incasso storneren?
Een SEPA-incasso storneren betekent dat je een afschrijving laat terugboeken, en bij de standaardvariant kan dat binnen 8 weken zonder opgaaf van reden. Deze termijn van 56 dagen geldt voor Core-incasso's; het bedrag staat dan de eerstvolgende werkdag terug op de rekening.
Een zakelijke B2B-incasso kun je niet storneren: die kun je alleen vooraf weigeren of op de dag van afschrijving tegenhouden. Denkt de klant dat er geen geldige machtiging was, dan geldt een langere termijn van 13 maanden via een Melding Onterechte Incasso.
SEPA-incasso voor terugkerende betalingen
SEPA-incasso is vooral geschikt voor terugkerende betalingen, waarbij je bij vaste klanten steeds hetzelfde of een variabel bedrag int. Denk aan abonnementen, servicecontracten, huur, lesgeld en periodieke facturen aan vaste afnemers.
Ook verenigingen en stichtingen gebruiken de incasso volop: een vereniging int contributies vanaf een zakelijke rekening voor je vereniging en een stichting haalt donaties op vanaf een zakelijke rekening voor je stichting. Je hoeft niet te wachten tot iemand zelf overmaakt, wat je cashflow voorspelbaarder maakt en je debiteurenbeheer vereenvoudigt.
Voordelen van SEPA-incasso
De voordelen van SEPA-incasso draaien om zekerheid, tijdwinst en minder handwerk in je administratie. Als incassant neem je zelf het initiatief tot de betaling, waardoor je inkomsten voorspelbaarder worden en het innen een vaste, professionele afspraak met je klant wordt. De belangrijkste voordelen van een SEPA-incasso op een rij:
Grip op de timing: je bepaalt zelf wanneer je afschrijft, waardoor betalingen op tijd binnenkomen en je minder achter facturen aan hoeft.
Minder administratie: je controleert geen handmatige overboekingen meer en houdt minder betaalachterstanden over.
Werkt in de hele SEPA-zone: je incasseert een klant in Duitsland of België op dezelfde manier als in Nederland.
SEPA-incasso regelen met de zakelijke rekening van GoDutch
Met de zakelijke rekening van GoDutch regel je SEPA-incasso's rechtstreeks vanuit je account. Je initieert zowel de standaard Core-incasso als de zakelijke B2B-incasso, en betaalt binnenkomende incasso's vanaf dezelfde rekening. Zo beheer je je in- en uitgaande betalingen op één plek, zonder los incassopakket.
Je vraagt de rekening aan in 3 minuten en hebt je IBAN en kaart binnen 1 dag. De app koppelt met je boekhouding, matcht transacties automatisch en houdt je uitgaven realtime bij, zodat incasso's en facturen samenkomen in hetzelfde overzicht.
Werk je vanuit een bv, dan sluit de zakelijke rekening voor je bv aan op de zakelijke incasso tussen bedrijven, met gedeelde toegang voor je team.
Aan de slag met je zakelijke rekening bij GoDutch
Wil je aan de slag met een zakelijke rekening die incasso's, kaarten en je boekhouding combineert? GoDutch regelt je account snel, met een gratis instappakket zonder vaste maandkosten en 24/7 service van echte mensen. Je opent gratis een rekening en breidt uit wanneer je onderneming groeit.
FAQ
Veelgestelde vragen over SEPA-incasso
Waar staat SEPA voor?
SEPA staat voor Single Euro Payments Area, het uniforme Europese gebied voor betalingen in euro. Binnen dit gebied gelden voor overboekingen en incasso's dezelfde regels in alle aangesloten landen, zoals Nederland, Duitsland en België. Daardoor incasseer je een buitenlandse klant in euro net zo eenvoudig als een Nederlandse.
Hoelang van tevoren moet je een SEPA-incasso aankondigen?
Een SEPA-incasso kondig je minimaal 14 dagen voor de afschrijving aan bij je klant, met het bedrag en de datum erbij. Je mag met de klant een kortere termijn afspreken, maar dat leg je schriftelijk vast. Deze vooraankondiging geldt voor zowel eenmalige als doorlopende incasso's.
Hoelang blijft een SEPA-incasso machtiging geldig?
Een SEPA-incasso machtiging blijft geldig zolang je hem gebruikt, maar vervalt als je 36 maanden lang geen incasso-opdracht indient. Daarna mag je op die machtiging niet meer incasseren en vraag je de klant om een nieuwe. Bewaar de machtiging digitaal in je administratie zolang je incasseert.
Kun je een SEPA-incasso stopzetten?
Een doorlopende SEPA-incasso kun je als rekeninghouder altijd stopzetten, zodat een organisatie niet langer bedragen afschrijft. Dat regel je via je rekeningaanbieder of internetbankieren. Een onterechte afschrijving hoef je niet te betalen; een terechte rekening blijf je wel verschuldigd en voldoe je dan op een andere manier.
Heb je een zakelijke rekening nodig om zelf te incasseren?
Ja, incasseren kan niet vanaf een privérekening: je hebt een zakelijke rekening en een incassocontract nodig. Dat contract geeft je het incassant ID waarmee je opdrachten mag aanleveren bij de bank. Je regelt dit via een rekeningaanbieder die incasso ondersteunt, of via een betaalprovider die met zijn eigen incassant ID werkt.
Wat gebeurt er als een SEPA-incasso mislukt?
Een SEPA-incasso mislukt meestal door onvoldoende saldo op de rekening van de klant. De bank meldt de mislukte afschrijving en de betaling gaat niet door. De vordering blijft staan: je mag opnieuw incasseren of afspreken hoe de klant alsnog betaalt, en soms brengt de bank kosten voor de mislukte incasso in rekening.
